Επιστρέφεις στο γραφείο μετά τις διακοπές και βλέπεις τα εισερχόμενά σου γεμάτα. Πόσες φορές σου έχεις συμβεί αυτό; Και τι μπορείς να κάνεις για να μην σπαταλήσεις άσκοπα το χρόνο και την ενέργειά σου, ειδικά την πρώτη ημέρα επιστροφής στο γραφείο; Τα βήματα που ακολουθούν θα σε βοηθήσουν να διατηρήσεις την αποδοτικότητά σου ακόμα και αν αυτό μοιάζει ανέφικτο.
Βήμα #1: Κάνε ξεσκαρτάρισμα
Τι σημαίνει αυτό; Πέρασε με μία γρήγορη ματιά όλα τα emails σου για να μπορέσεις να καταλάβεις τι είναι σημαντικό ή επείγον και τι όχι. Σίγουρα ένα μεγάλο ποσοστό των εισερχομένων σου θα είναι κάρτες με ευχές για τη νέα χρονιά. Μπορείς να κάνεις flag τα emails στα οποία θέλεις να απαντήσεις αργότερα μέσα στην ημέρα και να σβήνεις κατευθείαν όσα σου φαίνονται ασήμαντα. Πρόσεξε όμως! Σε αυτό το στάδιο κάνεις ξεσκαρτάρισμα, γι’ αυτό μην μπεις στον πειρασμό να αρχίσεις να απαντάς σε όλους. Τελειώνοντας με το ξεσκαρτάρισμα, θα έχεις μία εικόνα για εκείνα που πρέπει να ασχοληθείς και σε ποιον / ποιους θα πρέπει να απαντήσεις.
Τα καλά νέα είναι ότι εφόσον οι συνάδελφοί σου γνώριζαν το χρονικό διάστημα που θα έλειπες, είτε δεν θα σου έχουν στείλει κάτι επείγον είτε δεν θα περιμένουν να απαντήσεις σε κάτι την πρώτη μέρα της επιστροφής σου.
Και κάτι ακόμα. Κάθε 10 λεπτά δοκίμασε να σηκώνεσαι από την καρέκλα σου για να κάνεις ένα γρήγορο stretch, να ξεπιαστείς και να πάρεις μερικές αναπνοές. Είναι δύσκολη η πρώτη ημέρα της επιστροφής.
Βήμα #2: Ασχολήσου με τις σύντομες απαντήσεις
Προσπάθησε να μην το κάνεις αυτό κατά την διάρκεια του προηγούμενου βήματος. Πρέπει να έχεις τη συνολική εικόνα πριν ακολουθήσεις αυτό το βήμα και τότε ναι, μπορείς να απαντήσεις σε αυτά που δεν χριεάζεται να σπαταλήσεις πολύ χρόνο και ενέργεια και σε όσα ενδεχομένως δεν περίμενες να δεις μπροστά σου, για παράδειγμα ένα email από έναν καινούργιο πελάτη.
Βήμα #3: Απάντησε στα calendar requests σου
Και πάλι όμως κάνε πρώτα ένα γρήγορο ξεσκαρτάρισμα. Κάποια meetings μπορεί να έχουν ήδη γίνει και κάποια άλλα ενδεχομένως να μην είναι τόσο σημαντικά που να χρειάζεται να κάνεις attend.
Βήμα #4: Βάλε προτεραιότητες
Έχεις ήδη ρίξει μία γρήγορη ματιά σε όλα τα εισερχόμενά σου, επομένως ξέρεις τι είναι σημαντικό και τι όχι. Επομένως μπορείς να βάλεις προτεραιότητες και να αρχίσεις να συμπληρώνεις τη λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνεις.
Βήμα # 5: Άσε τα emails στην άκρη
Έχεις κάνει ξεσκαρτάρισμα, έχεις βάλει flag όπου χρειάζεται, έχεις σβήσει όσα έπρεπε και έχεις φτιάξει το πλάνο της ημέρας. Ώρα λοιπόν να ξεχάσεις τα email σου για το υπόλοιπο της ημέρας και να δουλέψεις χωρίς περισπασμούς από κάθε εισερχόμενο που εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή σου. Μπορείς να ασχοληθείς ξανά με τα email σου λίγο πριν το τέλος της ημέρας. Καλή αρχή!