Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Τι δεν πρέπει να κάνεις, αν είσαι διευθυντής.
-Γιατί να δώσεις στην ομάδα σου ελευθερία κινήσεων.
Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να αυξήσεις την αποδοτικότητά σου είναι να δημιουργήσεις μια κουλτούρα που όλα επείγουν και όλα πρέπει να γίνουν τώρα. “Όταν όλα είναι προτεραιότητα, τότε τίποτα δεν είναι προτεραιότητα.” Είναι πολύ εύκολο να πέσεις σε αυτήν την παγίδα στον υπερσυνδεδεμένο χώρο εργασίας, όπου όλοι είναι προσβάσιμοι με ένα κλικ.
Έρευνα από τη McKinsey & Company δείχνει ότι το 28% μιας τυπικής εβδομάδας δαπανάται στην αποστολή και στην απάντηση email. Παρόλο που ειδοποιήσεις, ενημερώσεις και εισερχόμενα μηνύματα βομβαρδίζουν συνεχώς τους εργαζομένους, είναι απαραίτητο για την επιτυχία τους -και τη δική σου- να βάλεις προτεραιότητες.
Σε μία έρευνα του Salary.com, στην οποία συμμετείχαν 750 Αμερικανοί εργαζόμενοι, το 89% των συμμετεχόντων ανέφερε ότι σπαταλά χρόνο στη δουλειά του περισσότερο από ποτέ. Αν τα μέλη της ομάδας σου δεν είναι ικανοποιημένα με τον τρόπο που περνούν το χρόνο τους στο γραφείο, πιθανότατα λείπει η σαφής κατεύθυνση ως προς τις προετραιότητες της εταιρείας. Ένας τρόπος για να ενισχύσεις την αφοσίωση των εργαζομένων σου, ώστε να ολοκληρώνουν περισσότερες εργασίες είναι να είσαι ξεκάθαρος σχετικά με το “γιατί” ενός task ή ενός project. Τονίζοντας τη βασική προτεραιότητα, θα βοηθήσεις την ομάδα σου να ευθυγραμμιστεί με τον κύριο στόχο της εταιρείας ή του τμήματος.
Ως manager, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να θυμάσαι ότι η ομάδα σου θα ξέρει πως ό,τι προέρχεται από σένα είναι προτεραιότητα, με αποτέλεσμα να αφήνουν ό,τι κάνουν για να ικανοποιήσουν το αίτημά σου. Γι΄αυτο το λόγο, είναι ακόμα πιο σημαντικό να εξηγείς το “γιατί” του task (συμπεριλαμβανομένης της προθεσμίας) για να εξασφαλίσεις ότι η ομάδα σου λειτουργεί αποτελεσματικά και παραγωγικά.
Aκόμα κι όταν οι εταιρείες και οι manager επικοινωνoνούν σωστά το μακροπρόθεσμο όραμα του “γιατί” πίσω από τον οργανισμό, τηηπροθεσμία των project που οδηγούν την εταιρεία στην επίτευξη του οράματος συχνά παραμελείται. Ένα στοιχείο κλειδί για να βοηθήσεις την ομάδα σου να βάλει προτεραιότητες είναι να φροντίσεις να περιλαμβάνεται πάντα σε ένα project και η προθεσμία του.
Οι εργαζόμενοι συνήθως διστάζουν να πουν στον manager τους ότι δυσκολεύονται να βάλουν προτεραιότητες. Οπότε, ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείς να κάνεις είναι να έχεις την πόρτα σου ανοιχτή και να προσφέρεις τη βοήθειά σου. Όταν κάποιος έρχεται να σου ζητήσει βοήθεια για να βάλεις σε τάξη τις προτεραιότητές του, να είσαι υποστηρικτικός και γεμάτος κατανόηση. Αυτό θα ενδυναμώσει την πεποίθηση της ομάδας σου ότι τους στηρίζεις, κάτι που θα τους βοηθήσει να πετύχουν τους στόχους.
Οι εργαζόμενοι συνήθως διστάζουν να πουν στον manager τους ότι δυσκολεύονται να βάλουν προτεραιότητες.
Το να συστήσεις την ομάδα σου στην μέθοδο Eisenhower είναι ένας άλλος εξαιρετικός τρόπος να τους βοηθήσεις να προτεραιοποιήσουν. Αν δεν τη γνωρίζεις, προέρχεται από ένα δημοφιλές quote του πρώην Προέδρου των ΗΠΑ Dwight D. Eisenhower: “Έχω 2 είδη προβλημάτων, τα επείγοντα και τα σημαντικά. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα.” Έχει μετατραπεί σε ένα πολύ γνωστό πίνακα λήψης αποφάσεων που βοηθά τους ανθρώπους να διακρίνουν μεταξύ σημαντικού και επείγοντος.
Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να βοηθήσεις την ομάδα σου να βάλει προτεραιότητες:
1.Κάνε τον έλεγχο των προτεραιοτήτων κομμάτι της ημέρας τους
Αν δεν συναντάς ατομικά κάθε μέλος της ομάδας σου σε τακτική βάση, καθιέρωσε εβδομαδιαίο χρόνο (από κοντά, μέσω βιντεοκλήσης ή τηλεφώνου) για να ελέγξεις τις προτεραιότητές τους.
2.Κράτα ένα ημερολόγιο με τις κύριες προθεσμίες της ομάδας
Η τήρηση των προθεσμιών είναι πολύ σημαντική για την πορεία της ίδιας της επιχείρησης. Η ύπαρξη ενός κοινού ημερολογίου που περιλαμβάνει τις σχετικές προθεσμίες θα βοηθήσει την ομάδα να εναρμονιστεί με τους στόχους και να κατανοήσει πώς μπορεί ο ένας να στηρίξει τον άλλον.
3.Δώσε στα μέλη της ομάδας σου την ελευθερία να πειραματιστούν με το πώς προτεραιοποιούν καλύτερα
Έρευνα δείχνει ότι οι άνθρωποι που αισθάνονται ότι έχουν ελεύθερη βούληση στο γραφείο είναι πιο ικανοποιημένοι με τη δουλειά τους.
Διάβασε ακόμα:
Σύγχρονες επικοινωνιακές πρακτικές γενναιοδωρίας που …κάπως προβληματίζουν!
Οι συναισθηματικές επιπτώσεις της μακροχρόνιας απόστασης στο χώρο εργασίας