Όλοι έχουμε βρεθεί αντιμέτωποι με αυτό: μια ειδοποίηση για ένα meeting χωρίς εξηγήσεις, agenda ή στόχο. Ενώ βρισκόμαστε εν μέσω ενός άλλου meeting, στο οποίο δεν χρειαζόταν να παρευρεθούμε. Ή πλησιάζοντας το τέλος μιας μέρας γεμάτης meeting, συνειδητοποιώντας ότι δεν κάναμε στην ουσία τίποτα.
Είναι ιδιαίτερα ύπουλο, όταν πολλοί από εμάς εργαζόμαστε από το σπίτι κατά τη διάρκεια της πανδημίας, παλεύοντας με τη διαρκή δουλειά χωρίς όρια και τη δαπάνη ολόκληρων ημερών σε zoom calls. Οπότε, ίσως λόγω της προσωπικής μου εξάντλησης από τα πολλά meeting, αποφάσισα να μοιραστώ τις καλύτερες πρακτικές για να διορθώσουμε τα κακές μας συνήθειες και να δημιουργήσουμε μερικές παραγωγικές. Ο στόχος; Να ακυρώσουμε όσα περισσότερα meeting γίνεται.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές και ερωτήσεις για να δείξεις το σεβασμό σου στο χρόνο του άλλου, αλλά και να αξιοποιήσεις τον δικό σου:
-Κάθε meeting πρέπει να έχει μια ξεκάθαρη agenda και αναμενόμενα αποτελέσματα.
-Αν είναι σχετικό, στείλε προηγουμένως πληροφορίες. Μην περάσεις κανένα meeting όπου κάποιος θα σου δείχνει μια παρουσίαση και θα σου διαβάζει το περιεχόμενο κάθε διαφάνειας. Οι συνάδελφοί σου ξέρουν να διαβάζουν.
-Μην θεωρείς δεδομένα τα 30λεπτα meeting. Μπορεί κάποιο να περιοριστεί στα 15;
-Μπορείς να κάνεις ένα walking meeting; Ένα από τα αγαπημένα μου μικροβήματα είναι να κάνω τουλάχιστον μερικές από τις βιντεοκλήσεις μου, τηλεφωνικές, ώστε να τις πραγματοποιώ περπατώντας. Μπορείς να περπατήσεις στη γειτονιά σου ή ακόμα και γύρω από το σπίτι σου, όσο μιλάς στη τηλέφωνο. Δεν υπάρχει παγκόσμιος κανόνας ότι κάθε εικονική επαφή πρέπει να είναι στο Zoom, στο Skype και στο WebEx.
-Δημιούργησε ένα Google Doc για κάθε meeting, ώστε ο υπεύθυνος να αναθέτει ενέργειες σε κάθε έναν που παρευρίσκεται.
-Μπλόκαρε χρόνο στο ημερολόγιό σου για σημαντική δουλειά. Μην υποθέτεις ότι θα γίνει όταν γίνονται και όλα τα υπόλοιπα. Τα meetings επεκτείνονται για να καλύψουν όλο το διαθέσιμο χρόνο στο ημερολόγιό σου -είναι ο νόμος των meeting.
Διάβασε ακόμα:
Αυτή η πρωινή ρουτίνα μπορεί να αυξήσει την ευτυχία σου και την αφοσίωση στη δουλειά σου
Μάθε πώς τα walking meetings μπορούν να ξεκλειδώσουν τη δημιουργικότητά σου στο γραφείο