Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί δεν πρέπει να παρασυρθείς από το πιο χαλαρό εργασιακό περιβάλλον.
-Πώς να δείξεις ότι ακούς προσεκτικά.
Τα τελευταία χρόνια, μικρές και μεγάλες εταιρείες έχουν υιοθετήσει μια πιο χαλαρή κουλτούρα στον εργασιακό χώρο. Τα ατομικά γραφεία ή τα κουβούκλια έχουν αντικατασταθεί από ανοιχτούς χώρους. Τα κουστούμια και οι γραβάτες έχουν αντικατασταθεί από μπλουζάκια και τζιν. Η τηλεργασία γίνεται όλο και πιο δημοφιλής.
Το λιγότερο άκαμπτο εργασιακό περιβάλλον μπορεί να κάνει μερικούς να αισθάνονται ότι οι κανόνες συμπεριφοράς στη δουλειά είναι ξεπερασμένοι και ασήμαντοι. Αλλά μην τους ξεχάσεις ακόμα! Ακόμα κι αν δεν είναι τόσο προφανές, πολλές εταιρείες εξακολουθούν να έχουν κανόνες επαγγελματικής και κοινωνικής συμπεριφοράς. Ο Νίκος Χαρόπουλος mentor, executive coach and business consultant, μας παρουσιάζει 18 κανόνες και 1 γενικότερη κατεύθυνση σωστής συμπεριφοράς στο γραφείο που θα σε βοηθήσουν να αποφύγεις τις αμήχανες καταστάσεις.
1. Δώσε προσοχή στα ονόματα
Τα ονόματα είναι μερικές από τις πρώτες πληροφορίες που μαθαίνουμε για κάποιον. Είναι ο τρόπος που οι άνθρωποι σε αναγνωρίζουν και σου απευθύνουν το λόγο. Όταν συστήνεσαι, πες και το επίθετό σου. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό ειδικά αν έχεις ένα κοινό όνομα, όπως Νίκος ή Μαρία. Όταν γνωρίζεις κάποιον για πρώτη φορά, δώσε προσοχή στο όνομά του. Αν δεν είσαι σίγουρος πώς προφέρεται, δείξε ειλικρίνεια και ρώτα. Αν είναι ένα όνομα που δύσκολα προφέρεται, το πιθανότερο είναι αυτό το άτομο να έχει συνηθίσει και δεν θα ενοχληθεί. Με αυτό τον τρόπο θα δείξεις ότι ενδιαφέρεσαι για αυτόν και το όνομά του. Μην παραποιήσεις το όνομά του και σε καμία περίπτωση μην βρεις ένα ψευδώνυμο. Απευθύνσου στους συνομιλητές σου όπως θέλουν.
Το να θυμάσαι ονόματα μπορεί να είναι δύσκολο, ειδικά αν συναντάς ταυτόχρονα πολλούς ανθρώπους. Ένα κόλπο που μπορείς να εφαρμόσεις είναι να αναγνωρίσεις ένα χαρακτηριστικό που θα σε βοηθήσει να τους ξεχωρίσεις. Ένα άλλο είναι να επαναλάβεις το όνομά τους και να το χρησιμοποιήσεις στην κουβέντα δυο τρεις φορές, αλλά μην το παρακάνεις.
2. Πες γεια σε όλους
Χαιρετώντας τους ανθρώπους που συναντάς δεν είναι μόνο ευγενικό, αλλά δημιουργεί και εμβαθύνει υγιείς σχέσεις. Ποτέ δεν ξέρεις ποιος είναι ο άνθρωπος που μόλις χαιρέτησες, οπότε είναι σημαντικό να τους χαιρετάς όλους με την ίδια διάθεση. Ένα απλό “γεια σου, τι κάνεις;” ή ένα χαμόγελο και ένα νεύμα αρκούν. Ωστόσο, αν πεις περισσότερα, θα σε θυμούνται καλύτερα και θα σε θεωρήσουν φιλικό και ευχάριστο. Θα μπορούσες επίσης, να ξεκινήσεις μια κουβέντα. Αλλά λάβε υπόψη τις περιστάσεις, αν κάποιος μοιάζει να βιάζεται ή να μην ενδιαφέρεται εκείνη τη στιγμή, μην «επιβάλλεις» μια συζήτηση. Μερικοί τρόποι με τους οποίους θα μπορούσες να ξεκινήσεις (διακριτικά και εφόσον αισθανθείς πως ο συνάδελφός σου θα είχε διάθεση να μπει σε μια κουβέντα) είναι να εκφραστείς με ωραία λόγια για αυτό που φοράει και να ρωτήσεις από πού το αγόρασε. Θα μπορούσες επίσης να κάνεις μια επισήμανση για το περιβάλλον, μια αναφορά στον καιρό, ένα βιβλίο που κρατά ή τον περιβάλλοντα χώρο της εταιρείας. Το κλειδί είναι κάνεις ερωτήσεις ανοιχτού τύπου που χρειάζονται περισσότερα από ένα “ναι” ή “οχι” ώστε να προχωρήσει η συζήτηση.
3. Κάνε χειραψία και κράτα οπτική επαφή
Οι χειραψίες είναι ο παγκόσμιος επαγγελματικός χαιρετισμός. Μια σταθερή χειραψία θεωρείται πάντα ένα θετικό χαρακτηριστικό. Αντίστοιχα μια αδύναμη, χαρακτηρίζεται ως αρνητικό. Συνήθως, ο ανώτερος ιεραρχικά θα προτείνει πρώτος το χέρι του, αν όμως δεις πως δεν το κάνει μπορείς να προτείνεις το δικό σου. Κράτα οπτική επαφή και χαμογέλα. Αυτοί που κοιτάνε αλλού θεωρείται ότι δεν είναι ειλικρινείς κι ότι τους λείπει αυτοπεποίθηση. Τώρα θα μου πεις, πώς προτείνω χειραψία μεσούσης της πανδημίας κορονοϊού; Εντάξει, λοιπόν, θα προσαρμοστώ στα πρωτόκολλα και θα σου ζητήσω να δείξεις με μια κίνηση του σώματος και κυρίως του κεφαλιού, πως πολύ θα ήθελες να είσαι ανοιχτός σε μια καθαρή ανθρώπινη επαγγελματική χειραψία, αλλά από σεβασμό προς το πρόσωπό του, αλλά και στον εαυτό σου, μένεις σε ένα λίγο αμήχανο αλλά ειλικρινές νεύμα καλής διάθεσης για την γνωριμία σας.
4. Δείξε ότι προσέχεις
Όταν μιλά κάποιος άλλος, είναι σημαντικό να γνέφεις ή να χαμογελάς. Αυτό δείχνει ότι είσαι εκεί, αφοσιωμένος και ακούς ενεργά. Ότι ενδιαφέρεσαι για αυτό που λέει και δίνεις αξία στις σκέψεις του. Η ενεργητική ακρόαση δεν είναι απλά μια σπουδαία επικοινωνιακή δεξιότητα, είναι κάτι πολύ πιο ουσιώδες και αρκετά πολύπλοκο. Έχει τη βάση της στην ενσυναίσθηση και αποδεικνύει την αποδοχή του συνομιλητή μας και τον σεβασμό προς το πρόσωπό του. Με την ενεργητική ακρόαση δεν προσέχουμε απλά τον συνομιλητή μας, αλλά δίνουμε αξία σε αυτά που λέει και νιώθει, δημιουργώντας ένα κλίμα ασφάλειας και εμπιστοσύνης. Πρακτικά φρόντισε να μην διακόπτεις. Αν θες να μιλήσεις, κάνε ένα μη λεκτικό σημάδι, όπως να ανοίξεις το στόμα σου, αλλά είναι ευγενικό να περιμένεις να ολοκληρώσει.
5. Σύστησε άλλους
Κανείς δεν επιθυμεί να στέκεται αμήχανα με ένα γκρουπ ανθρώπων που δεν γνωρίζει ποιοι είναι και τι κάνουν εκεί. Είναι άβολο. Αν ξεκινήσεις μια κουβέντα με κάποιον και βρίσκεσαι με ένα άτομο που δεν τον γνωρίζει, είναι ευγενικό να το συστήσεις. Δώσε αν θέλεις περισσότερες πληροφορίες από το όνομά του, αλλά σύντομα. Το να παρουσιάζεις έναν άνθρωπο σε έναν άλλο, μερικές φορές μοιάζει απλό, ωστόσο απαιτεί μια φυσική ευγένεια και έναν έμφυτο σεβασμό. Όταν βρεθείς στη θέση να συστήσεις συναδέλφους διαφορετικής θέσης θυμήσου, συστήνεις πρώτα τον κατώτερο ιεραρχικά προς στον ανώτερο. «Κύριε διευθυντά να σας συστήσω τον κύριο Χαρόπουλο, από το τμήμα δημοσίων σχέσεων της εταιρείας μας». Τώρα, για να συστήσεις δύο συναδέλφους της ίδιας ιεραρχίας, θα ξεκινήσεις με αυτόν που έχεις μεγαλύτερη άνεση «Νίκο να σου γνωρίσω τον κύριο Ζερβάκη από το δημιουργικό τμήμα που χειρίζεται τον λογαριασμό του νέου πελάτη μας…».
6. Να είσαι πάντα στην ώρα σου
Είτε αφορά την άφιξη στο γραφείο, σε ένα meeting ή μια προθεσμία, το να είσαι στην ώρα σου δεν είναι μόνο χρήσιμο, αλλά και κρίσιμο. Η συνέπεια για ορισμένους μοιάζει ως φυσιολογική στάση ζωής, για άλλους πάλι, μια δύσκολη και συνάμα κακή συνήθεια. Προσωπικά τείνω στο συμπέρασμα πως, όποιος δεν είναι συνεπής στα ραντεβού του, δυσκολεύεται να να είναι συνεπής και στις υποχρεώσεις του. Ο χρόνος είναι πολύτιμος, όσο και ίδιος για όλους, η μέρα έχει 24 ώρες και αυτό που πρέπει να κάνεις είναι να διαχειριστείς και να προσαρμόσεις τις συνήθειες και τις πρακτικές σου.
Όταν χάνεις μια προθεσμία, ολόκληρη η ομάδα επηρεάζεται αρνητικά και ίσως κάποιοι χρειαστεί να αναλάβουν πρωτοβουλίες για να σε καλύψουν. Οι ομάδες στηρίζονται σε όλους για να κάνουν τη δουλειά τους. Είναι εύκολο να υποτιμήσεις πόσο χρόνο χρειάζεσαι για να ολοκληρώσεις ένα project, αν δεν ελέγχεις τακτικά όλα τα στάδια της εργασίας που «τρέχεις». Όταν αργείς, δείχνεις έλλειψη σεβασμού και ενδιαφέροντος για το χρόνο και τις υποχρεώσεις κάποιου άλλου. Αν βλέπεις ότι καθυστερείς, επικοινώνησε με κάποιον, για να ενημερώσεις. Όμως μη φτάσεις στο άλλο άκρο, όπου εσύ θα χάνεις τον χρόνο σου περιμένοντας στα ραντεβού σου. Δεν είναι ανάγκη να πηγαίνεις στα ραντεβού σου υπερβολικά νωρίς. Η άφιξη 5 λεπτά πριν, είναι το ιδανικό.
7. Ντύσου κατάλληλα
Τα dress codes έχουν χαλαρώσει πολύ τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο, απλά επειδή δεν υπάρχει κάποιος κανόνας που λέει ότι δεν μπορείς να εμφανιστείς στη δουλειά με φούτερ, φόρμα και σαγιονάρες, δεν σημαίνει ότι πρέπει να το κάνεις. Όσο κι αν λέμε στον εαυτό μας να μην κρίνουμε ένα βιβλίο από το εξώφυλλο, η άμεση αντίδρασή μας είναι ότι το κάνουμε. Για την ακρίβεια, έρευνες έχουν δείξει ότι το πρώτο πράγμα που οι άνθρωποι παρατηρούν για τους άλλους είναι η εμφάνιση. Δε χρειάζεται να βάλεις κοστούμι, αλλά το έξυπνο ντύσιμο δείχνει ότι προσπαθείς για την εμφάνισή σου και δηλώνεις πως είναι πιο πιθανό να βάλεις τον ίδιο ενθουσιασμό και στη δουλειά σου.
Όταν ντύνεσαι χαλαρά σε μια επαγγελματική περίσταση, οι άνθρωποι ίσως νομίζουν ότι είσαι τεμπέλης. Δε σημαίνει ότι δεν μπορείς να φορέσεις ένα άνετο πουκάμισο και τζιν μερικές φορές. Ίσα ίσα αν είναι κατάλληλο για το εργασιακό περιβάλλον, κάν’ το. Το βέβαιο είναι πως ιδιαίτερα στα πρώτα ραντεβού μας θα πρέπει να προσέχουμε πιο πολύ, αποφεύγοντας τα πολλά και θορυβώδη κοσμήματα και τα έντονα χρώματα, αφού εύκολα μπορεί να αποσπάσουν την προσοχή των παρευρισκομένων, ενώ το άρωμα θα πρέπει να είναι διακριτικό και ασφαλές για πιθανούς αλλεργικούς συνεργάτες.
8. Αν προσκαλέσεις κάποιον σε ένα επαγγελματικό γεύμα, τότε πρέπει να κεράσεις
Τα εργασιακά γεύματα σου δίνουν την ευκαιρία να γνωρίσεις καλύτερα ένα συνάδελφο, να εντυπωσιάσεις έναν επενδυτή ή να μάθεις περισσότερα για έναν πελάτη και τις ανάγκες του. Άφησε τον καλεσμένο σου να παραγγείλει πρώτος, ιδιαίτερα αν έχεις γεύμα με πελάτη. Τώρα όσον αφορά στον λογαριασμό, ο κανόνας είναι ότι όποιος προσκαλεί, πληρώνει. Μην το κάνεις θέμα. Αν θες να το κάνεις ακόμα καλύτερο, κάνε προκαταβολικά την συνεννόηση με το εστιατόριο, λέγοντας πως εσύ θα πληρώσεις. Εννοείται ότι δεν ξεκινάμε ποτέ επαγγελματική συζήτηση πριν φάμε!
9. Κράτα το χώρο εργασίας σου καθαρό
Ένα γραφείο γεμάτο με παλιά ποτήρια καφέ, σωρούς από χαρτιά και σημειώσεις θα σε αποσπάσει και θα ενοχλήσει τους άλλους. Αν δεν μπορείς να κρατήσεις το γραφείο σου καθαρό και οργανωμένο, πώς θα διαχειριστείς τη δουλειά σου; Είναι ένα ζήτημα που συνάδελφοι, πελάτες και άλλοι εξωτερικοί συνεργάτες, εύκολα θα σκεφτούν. Δεν είναι λίγες οι έρευνες που έχουν δείξει ότι η καθαριότητα είχε πραγματικές συνέπειες για την ευημερία και την αποτελεσματικότητα του προσωπικού. Ε τώρα με τον κορονοϊό, αυτός ο κανόνας αποκτά άλλη αξία πέρα και πάνω από την αισθητική και τη λειτουργικότητα, αυτήν της υγιεινής και του σεβασμού σε συναδέλφους, αλλά και στον εαυτό μας.
Διάβασε τους υπόλοιπους 9 κανόνες στο δεύτερο μέρος του άρθρου που ακολουθεί!
Μάθε περισσότερα για τον Νίκο Χαρόπουλο στο www.facelife.gr
Διάβασε ακόμα:
Οι λέξεις κλειδιά που μπορούν να κάνουν τη διαφορά στο βιογραφικό σου