Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Πότε να απαντάς στα emails σου.
-Πότε πρέπει να αναθέσεις.
Η οργάνωση του γραφείου και του προγράμματός σου θα σε οδηγήσουν σε καλύτερα αποτελέσματα και μεγαλύτερη επιτυχία σε ό,τι αναλαμβάνεις. Θα εκπλαγείς όταν διαπιστώσεις ότι ο τρόπος που οργανώνεις το γραφείο και το περιβάλλον που εργάζεσαι, επηρεάζουν την απόδοσή σου, κάτι που στα αγγλικά αποδίδεται με τον όρο performance. Λέει επίσης πολλά για τη συμπεριφορά σου και έχει άμεση επίδραση στις επαγγελματικές σου συνήθειες.
Αρχικά, είναι σημαντικό να σχεδιάσεις έναν δημιουργικό χώρο που να ανταποκρίνεται στην αισθητική σου και να έχει στοιχεία που σε εμπνέουν. Διαμόρφωσε το γραφείο σου έτσι, ώστε να ενθαρρύνει τη στοχοθεσία, τη δημιουργικότητα και την αποδοτικότητα.
Για να εξασφαλίσεις ότι παραμένεις συγκεντρωμένος και να αυξήσεις την αποδοτικότητά σου, η Μαρία Παπάζογλου, Certified Career & Executive Coach, Trainer και NLP Master, σου προτείνει τις παρακάτω λύσεις:
1. Μείνε συγκεντρωμένος
Η δυσκολία συγκέντρωσης οφείλεται συνήθως στους περισπασμούς, ενώ αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες που χρειάζεται να διαθέτουμε. Πώς, όμως, μπορείς να το καταφέρεις αυτό;
Αν έχεις προθεσμίες – deadlines – τώρα σίγουρα δεν είναι η στιγμή να αφήσεις τον εαυτό σου να αποσπαστεί. Αυτό που πρέπει σίγουρα να κάνεις είναι να αποφύγεις την αναζήτηση στο διαδίκτυο, την ενημέρωση για τις ειδήσεις και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ωστόσο, η παγίδα, στην οποία πολλοί από εμάς πέφτουν, είναι να παρασυρόμαστε από τα emails και τις ειδοποιήσεις που έρχονται ασταμάτητα. Έλεγξε και απάντησε στα emails σου μόνο μέσα σε συγκεκριμένες στιγμές της ημέρας και όχι καθόλη τη διάρκειά της και απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις, όταν θέλεις να εστιάσεις και να αποδόσεις καλύτερα. Ίσως στην αρχή σου φανεί περίεργο, όταν όμως το θέσεις σε εφαρμογή, τότε θα δεις το όφελος αυτής της μικρής αλλαγής, που όμως φέρνει μεγάλα αποτελέσματα.
2. Θέσε όρια
Αναλαμβάνοντας πολλά καθήκοντα, είναι πιθανό να χάσεις τον έλεγχο του χρόνου σου. Έχε επίγνωση του τι έχεις αναλάβει και πότε δεν υπάρχει περιθώριο για κάτι παραπάνω. Μπορείς να πεις «όχι», όταν χρειάζεται για να διατηρείς ξεκάθαρες τις προτεραιότητές σου και να παραμένεις παραγωγικός. Έτσι, είναι σημαντικό η λίστα σου να περιλαμβάνει μερικά «χρειάζεται οπωσδήποτε να..» και μερικά «καλό θα ήταν να…». Το να μπορείς να είσαι ευέλικτος στην εργασία σου είναι το κλειδί της επιτυχίας, καθώς και το να γνωρίζεις πότε να λες «όχι», ώστε να βάζεις σε προτεραιότητα τα σημαντικά και επείγοντα.
Η καλή χρήση των ορίων, θα σε βοηθήσει στην καλύτερη διαχείριση του χρόνου σου, κάτι που θα συμβάλλει σε μελλοντική επιτυχία. Και την ισορροπία σου.
3. Δώσε στον εαυτό σου χρονικό περιθώριο
Θέσε προθεσμίες στον εαυτό σου πριν από τις κανονικές. Αν για παράδειγμα ξέρεις ότι κάτι πρέπει να ολοκληρωθεί στις 9 το πρωί την Τρίτη, βάλε στον εαυτό σου προθεσμία την προηγούμενη Παρασκευή, οπότε αν τη Δευτέρα πάει κάτι στραβά, δεν θα τρέχεις να προλάβεις. Η ηρεμία σου και η αποφυγή του άγχους είναι πάντα ένα σημαντικό μέλημα όταν μιλάμε για απόδοση και εργασιακή ικανοποίηση.
4. Προγραμμάτισε κενά στην ατζέντα σου
Τα πράγματα δεν πάνε πάντα σύμφωνα με το πλάνο. Άλλη μια ιδέα είναι να σχεδιάζεις κενά στο καθημερινό σου πρόγραμμα, για να βρεις χώρο για ό,τι έκτακτο προκύψει.
Κάτι που επίσης χρειάζεται καλή διαχείριση είναι να μην βάζεις αλληλοσυγκρουόμενα deadlines. Η υπερφόρτωση της ατζέντας σου θα επηρεάσει αρνητικά την απόδοσή σου, την ποιότητα της εργασίας σου, αλλά και το άγχος σου. Και όταν το πρόγραμμά σου κυλάει ομαλά, τότε μπορείς να αξιοποιήσεις τα κενά για άλλες δημιουργικές εργασίες ή να ανακτήσεις τις δυνάμεις σου. Άλλωστε, πόση ικανοποίηση μπορεί να σου δώσει ένα πρόγραμμα με ασταμάτητες υποχρεώσεις και χωρίς μια ανάσα;
5. Μάθε πότε χρειάζεται να αναλαμβάνεις τον έλεγχο και πότε να αναθέτεις
Όλοι έχουμε στιγμές που θέλουμε να ελέγχουμε τα πάντα, αλλά περιορίζοντας τα μη σημαντικά και αναθέτοντας όσα μπορούμε, καταφέρνουμε να εργαζόμαστε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά.
Η εκχώρηση αρμοδιοτήτων θα σε βοηθήσει να αξιοποιήσεις καλύτερα τη δυναμική σου σε τομείς που απαιτείται η ιδιαίτερη δική σου προσοχή, ενώ παράλληλα θα δώσεις και σε άλλα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να αναλάβουν αρμοδιότητες. Ίσως διστάζεις στην αρχή, αλλά τελικά θα μπορείς να εστιάζεις στις κορυφαίες προτεραιότητές σου, θα επιτύχεις καλύτερη διαχείριση του χρόνου σου και θα δημιουργείς χώρο στον εαυτό σου.
6. Ξεκαθάρισε τι είναι και τι δεν είναι το multitasking
Αν πιστεύεις ότι το multitasking, δηλαδή το να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα, σε παρουσιάζει πιο ικανό ή πιο κατάλληλο στο χώρο εργασίας σου, αυτό δυστυχώς μπορεί να αποδειχτεί μία ακόμη σοβαρή παγίδα για την απόδοσή σου. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείς να κάνεις πολλά πράγματα στο διαθέσιμο χρόνο σου.
Δώσε την αμέριστη προσοχή σου στην εργασία που έχεις μπροστά σου και έχεις θέσει συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωσή της και φτιάξε μία λίστα με τις εργασίες που απαιτούν την υψηλή απόδοσή σου, έναντι αυτών χαμηλής προτεραιότητας.
Είναι χρήσιμο να τηρείς το πρόγραμμά σου για να αποφύγεις τις μεγάλες αποκλίσεις από όσα έχεις προγραμματίσει να κάνεις.
Η Μαρία Παπάζογλου είναι πιστοποιημένη Career & Executive Coach, Corporate Trainer και Master NLP Practitioner και ιδρύτρια του www.mentorascoach.com.
Για να λαμβανεις τα καλύτερα άρθρα μας στο email σου, γράψου στο Newsletter μας.
Διάβασε ακόμα:
Πώς να χάσετε τους καλύτερους εργαζομένους σας!
Managerial skills: το όπλο των εργαζόμενων για ψυχολογική ευημερία