Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί πρέπει να σκεφτείς πολύ καλά ποιον θα κάνεις CC.
-Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας.
Σκέψου πόσα emails λαμβάνεις καθημερινά στο γραφείο και πόσα στέλνεις. Και τώρα σκέψου πόσα από αυτά είναι χρήσιμα και επείγοντα και πόσα κουραστικά και ανούσια;
Αυτό προσπάθησε να εξακριβώσει ο Dan Ariely καθηγητής συμπεριφορικών οικονομικών του Duke University σε έρευνά του. Στόχος του ήταν να ανακαλύψει αν υπάρχουν κάποια tricks στη συμπεριφορά μας που θα μπορούσαν να μας βοηθήσουν να ξεπεράσουμε το άγχος που προκαλούν τα email. Τι ανακάλυψε; Ότι το ⅓ των emails που λαμβάνουμε είναι ανούσια.
Η αλήθεια είναι ότι τα emails είναι αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητάς μας. Έχει έρθει όμως η ώρα να γίνουμε πιο ευσυνείδητοι σε ό,τι αφορά στη διαχείρισή τους. Αν δεν είμαστε προσεκτικοί με την επικοινωνία μας, είναι πολύ εύκολο να κάνουμε κάποιο λάθος, υποστηρίζει ο John Suler, κλινικός ψυχολόγος και καθηγητής του Rider University.
Μπορεί να μην έχεις τον απόλυτο έλεγχο αναφορικά με τα εισερχόμενά σου, μπορείς όμως να αλλάξεις το δικό σου email style και να κάνεις πιο εύκολη τη ζωή των αποδεκτών. Οι συμβουλές που ακολουθούν θα σε βοηθήσουν να κάνεις πιο αποτελεσματική την επικοινωνία σου μέσω email:
1.Να είσαι σαφής και περιεκτικός
Επειδή πολλές φορές τα email προκαλούν σύγχυση, προσπάθησε να είσαι ξεκάθαρος στο γιατί στέλνεις αυτό το email και τι ακριβώς χρειάζεσαι. Μπορείς να γράψεις όλο το email στο subject, λέει ο James Hamblin ειδικός σε θέματα υγείας. Όσο για το κυρίως θέμα του; Περιορίσου το πολύ σε 3 προτάσεις, χρησιμοποιώντας πάντα τις λέξεις που τα κάνουν πιο αποτελεσματικά. Αυτή η στρατηγική θα βοηθήσει πολύ τον αποδέκτη του email σου. Να θυμάσαι ότι δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να λαμβάνει κάποιος ένα email με ένα ασαφές θέμα.
2.Σκέψου πολύ πριν κάνεις κοινοποίηση
Ξέρεις ότι μεγαλύτερο άγχος προκαλεί στον αποδέκτη του email σου το ποιον κοινοποιείς, παρά το τι γράφεις σε αυτό; Ίσως το πρωτόκολλο της εταιρείας επιτάσσει να κοινοποιείς το αφεντικό σου σε κάθε email που στέλνεις, ωστόσο – σύμφωνα με το Harvard Business Review – οι συνάδελφοί σου ενδέχεται να νιώθουν ότι τους υποβιβάζεις. Την επόμενη φορά λοιπόν που θα θελήσεις να κοινοποιήσεις έναν ανώτερό σου, σκέψου αν πραγματικά χρειάζεται να είναι στο thread, ή αν υπάρχει κάποιος άλλος τρόπος να τον ενημερώσεις. Με αυτόν τον τρόπο όχι μόνο θα αποφορτίσεις το inbox του αφεντικού σου από ανούσια email, αλλά θα δημιουργήσεις και ένα κλίμα εμπιστοσύνης ανάμεσα σε εσένα και την ομάδα σου.
3.Μη στέλνεις συνέχεια emails
Κάποια άτομα λειτουργούν ως εξής: με το που σκέφτονται κάτι, στέλνουν email. Μήπως ανήκεις κι εσύ σε αυτήν την κατηγορία; Αν ναι, ξέρεις πόση ώρα σπαταλάς, στέλνοντας άσκοπα email; Σου θυμίζουμε ότι σύμφωνα με την έρευνα του Ariely, 17% των emails δεν χρειάζεται καν να διαβαστούν μέχρι το τέλος της ημέρας. Επομένως τι μπορείς να κάνεις για να αποφορτίσεις την ομάδα σου από τον πανικό των email; Σου προτείνουμε να υιοθετήσεις τη στρατηγική της Gloria Mark, ερευνήτριας και καθηγήτριας informatics στο University of California: αντί να βομβαρδίζεις τους άλλους με emails, προτίμησε να τα στέλνεις συγκεκριμένες ώρες. Το πρωί, το μεσημέρι ή το βράδυ. Μπορείς να ετοιμάζεις το email σου και να το κρατάς στα drafts σου.
4.Σκέψου αν υπάρχει εναλλακτικός τρόπος επικοινωνίας
Κάποιες φορές ο καλύτερος τρόπος να χειριστείς ένα email είναι να μην το στείλεις καθόλου. Σκέψου λοιπόν μήπως είναι πιο εύκολο να πεις κατ΄ιδίαν αυτό που θέλεις να γράψεις. Σύμφωνα με έρευνα που δημοσιεύτηκε στο Journal of Experimental Social Psychology, η κατ’ ιδίαν συζήτηση έχει 34 φορές καλύτερο αποτέλεσμα από ένα email.
Διάβασε ακόμα:
Ο CEO Του LinkedIn Εξηγεί Γιατί Δε Στέλνει Emails Μετά Τις 23:00