Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Ποιος είναι ο ρόλος της τεχνολογίας και ποιο το μέλλον των εταιρικών γραφείων.
-Ποιες προκλήσεις υπάρχουν.
Η πανδημία και το επακόλουθο lockdown επέβαλαν την άμεση και μαζική υιοθέτηση ψηφιακών τεχνολογιών, επηρεάζοντας βασικές πτυχές του σύγχρονου τρόπου ζωής – μεταξύ των οποίων την εκπαίδευση, την επικοινωνία, το εμπόριο και, φυσικά, την εργασία.
Η αποδεδειγμένη πλέον δυνατότητα εργασίας εξ αποστάσεως – σε μεγάλη κλίμακα και για μεγάλα χρονικά διαστήματα – σηματοδοτεί μια στροφή προς ένα καλύτερο, πιο ισορροπημένο μοντέλο – ένα σύστημα όπου η εργασία μετριέται και αξιολογείται περισσότερο σε όρους παραδοτέων και αξίας και λιγότερο σε όρους χρόνου και φυσικής παρουσίας στα εταιρικά γραφεία.
Ωστόσο, δεν χαιρετίζουν όλοι αυτήν την αλλαγή. Για ένα ποσοστό εργαζομένων, η εργασία εξ αποστάσεως είναι η «λύση» ενώ για κάποιο άλλο, το «πρόβλημα. Πολλοί βρίσκουν την τηλεργασία αποτελεσματική αλλά μόνο για μικρά χρονικά διαστήματα ή περιστασιακά. Τα επιχειρήματα ενάντια στην τηλεργασία αφορούν στους περιορισμούς σχετικά με την διαπροσωπική επικοινωνία αλλά και στην επικάλυψη μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής. Επιπλέον, το τυπικό «home office» είναι σπάνια ιδανικό – από άποψη διαθέσιμου χώρου, εξοπλισμού και εργονομίας.
Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν εργαζόμενοι που απολαμβάνουν το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας, καθώς τους επιτρέπει να επικεντρώνονται σε απαιτητικές εργασίες αποφεύγοντας το θόρυβο του open space και επικοινωνώντας αποτελεσματικότερα με τους συναδέλφους τους μέσω ψηφιακών εργαλείων. Οι τηλε-εργαζόμενοι εξοικονομούν σημαντικό χρόνο από τις περιορισμένες μετακινήσεις, ο οποίος θεωρητικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προσωπικές δραστηριότητες και συνεπώς να βελτιώσει το λεγόμενο «work-life balance» και την γενικότερη ευημερία και ποιότητα ζωής τους. Ταυτόχρονα, αναδύεται μια νέα, ελκυστική επιλογή: Υποθέτοντας ότι η φυσική παρουσία στα γραφεία της εταιρείας δεν είναι απαραίτητη, η μετεγκατάσταση μακριά από τις ακριβές μεγαλουπόλεις είναι πλέον ένα εφικτό σενάριο.
Από την οπτική των επιχειρήσεων, το μοντέλο αυτό μπορεί να επιφέρει σημαντικά οφέλη – όπως τα χαμηλότερα λειτουργικά έξοδα ανά εργαζόμενο – από την αποδέσμευση γραφείων και κτηρίων. Ταυτόχρονα, η ευελιξία σχετικά με τους τρόπους εργασίας, μπορεί να αυξήσει το γενικό επίπεδο ικανοποίησης του εργατικού δυναμικού. Το μοντέλο αυτό έχει πλεονεκτήματα και από την οπτική αναζήτησης και προσέλκυσης ταλέντου, καθώς διευρύνει την έννοια της αγοράς και επιτρέπει στις εταιρείες να προσλαμβάνουν τους κατάλληλους συνεργάτες κυριολεκτικά από οποιοδήποτε σημείο του πλανήτη.
Ο ρόλος της τεχνολογίας και το μέλλον των εταιρικών γραφείων
Οι τεχνολογίες σχετικά με το online collaboration έχουν κάνει τεράστια βήματα – προϊόντα όπως το Microsoft Teams και το Slack προσφέρουν εντυπωσιακές δυνατότητες – και εξελίσσονται με επιταχυνόμενο ρυθμό: Καθώς η συνδεσιμότητα βελτιώνεται – από την άποψη της ταχύτητας και της αξιοπιστίας – η εξ αποστάσεως εργασία γίνεται πιο αξιόπιστη, ομαλή και «φυσική».
Τα online collaboration συστήματα γίνονται συνεχώς «εξυπνότερα» – με χρήση τεχνολογιών τεχνητής νοημοσύνης κάνουν την επικοινωνία ευκολότερη – αποτελεσματικότερη και περισσότερο άμεση. Στο κοντινό μέλλον θα παρέχουν εμπειρίες «always on» για απομακρυσμένες ομάδες και θα είναι περισσότερο proactive όσον αφορά στις ανάγκες της ομάδας. Παράλληλα, οι τεχνολογίες εικονικής και επαυξημένης πραγματικότητας βελτιώνουν σημαντικά τις δυνατότητες επικοινωνίας και τη συνεργασία μεταξύ απομακρυσμένων εργαζομένων – για παράδειγμα, όταν υπάρχει ανάγκη αξιολόγησης ενός φυσικού πρωτοτύπου που είναι διαθέσιμο μόνο σε ένα εργαστήριο ή μια γραμμή παραγωγής. Μία κατανεμημένη ομάδα μπορεί να συναντηθεί ψηφιακά για να εξετάσει αυτό το πρωτότυπο – να αλληλοεπιδράσει με το αντίστοιχο ψηφιακό μοντέλο σε πραγματικό χρόνο, μέσα από μία κοινή εμπειρία. Οι τεχνολογίες αυτές θα γίνονται όλο και πιο προσιτές και εύχρηστες.
Σύντομα, οι εταιρείες θα επιτρέπουν και θα ενθαρρύνουν την εργασία εξ αποστάσεως – συστηματικά, εκ-περιτροπής ή κατά βούληση. Κάποιες από τις μεγάλες τεχνολογικές επιχειρήσεις έχουν ήδη ανακοινώσει ότι υποστηρίζουν την απομακρυσμένη εργασία και μετά το πέρας της κρίσης.
Το μοντέλο αυτό θα επιτρέψει στις επιχειρήσεις να εγκαταλείψουν τις μεγάλες κτιριακές εγκαταστάσεις και να αναθεωρήσουν το αυστηρό μοντέλο 9-5 υπέρ ενός ευέλικτου σχήματος – τόσο ως προς τη γεωγραφική θέση των εργαζομένων αλλά και ως προς το ωράριο εργασίας. Αξιοποιώντας τις εντυπωσιακές δυνατότητες των ψηφιακών τεχνολογιών, οι εταιρείες θα ελαχιστοποιήσουν τα κτήρια γραφείων – εξασφαλίζοντας «ταυτόχρονη» στέγαση για ένα μικρό μόνο ποσοστό του εργατικού δυναμικό τους. Έτσι, το κλασικό εταιρικό κτίριο γραφείων που στεγάζει εκατοντάδες ή και χιλιάδες εργαζόμενους θα μετατραπεί σε ένα δίκτυο μικρότερων γραφείων – «hubs» που θα προσφέρουν βασικές υπηρεσίες, on demand. Το δίκτυο αυτό θα έχει αυξημένη γεωγραφική κάλυψη, αλλά περιορισμένη μόνο συνολική χωρητικότητα – θα είναι σε θέση να φιλοξενεί ταυτόχρονα ένα μικρό ποσοστό των εργαζομένων της εταιρείας.
Αυτή η νέα μορφή εταιρικού γραφείου θα είναι πολλαπλών χρήσεων, με προσαρμοζόμενους χώρους και λογική «hot desk»: Οι εργαζόμενοι θα έχουν την δυνατότητα και την ευελιξία να χρησιμοποιούν το εταιρικό χώρο κατ’ απαίτηση, για μικρά χρονικά διαστήματα – για παράδειγμα, μια online ομάδα που πρέπει να λάβει μία σημαντική απόφαση ή να κάνει μια απαιτητική παρουσίαση, μπορεί απλά να δεσμεύσει τον κατάλληλο χώρο – για ώρες η ημέρες – στο πλησιέστερο «hub» της εταιρείας.
Φυσικά, τα παραπάνω προϋποθέτουν την ύπαρξη ενός κατάλληλα εξοπλισμένου «home office» για κάθε εργαζόμενο που επιλέγει αυτό το μοντέλο εργασίας. Αυτό μεταφράζεται τόσο σε τεχνολογικό εξοπλισμό – για παράδειγμα, πρόσθετες οθόνες, ειδικά ηχεία και μικρόφωνα – όσο και σε εργονομικό σχεδιασμό – ώστε να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος για μυοσκελετικές διαταραχές (ΜΣΔ) και σχετικές παθήσεις. Πολλές εταιρίες παρέχουν ήδη οικονομική κάλυψη στους εργαζομένους για να επιλέξουν τον κατάλληλο εξοπλισμό «home office»
Το διαφαινόμενο υβριδικό μοντέλο εργασίας θα επιφέρει σειρά σημαντικών αλλαγών στο ευρύτερο οικοσύστημα. Η αγορά επαγγελματικής στέγης θα αλλάξει δραματικά και θα κινηθεί προς ευέλικτα σχήματα βραχυπρόθεσμης διάθεσης επαγγελματικού χώρου. Τα επαγγελματικά ταξίδια θα αποκτήσουν σταδιακά νέο νόημα: μέχρι πρόσφατα, επαγγελματίες και ομάδες από διάφορα σημεία του πλανήτη ταξίδευαν για να συνεργαστούν με την ευρύτερη ομάδα τους στον ίδιο φυσικό χώρο. Με το νέο μοντέλο, τα μέλη απομακρυσμένων, κατανεμημένων ομάδων που δουλεύουν ήδη μαζί μέσω ψηφιακών εργαλείων, θα ταξιδεύουν κυρίως για να ενδυναμώσουν τις σχέσεις και την κουλτούρα της ομάδας. Στη νέα εποχή, τα προγράμματα team building και τα σχετικά events θα αποκτήσουν νέο ρόλο και σημασία – θα καλούνται να καλύψουν το «επικοινωνιακό κενό» που δημιουργείται από την απομακρυσμένη συνεργασία, προάγοντας το «one team mentality» και τις ισχυρές επαγγελματικές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας.
Οι προκλήσεις
Οι αλλαγές σε τέτοια κλίμακα και με αυτή την ταχύτητα είναι δύσκολες – επηρεάζουν τον τρόπο ζωής και την ευημερία των εργαζομένων και μπορεί να είναι ενοχλητικές και άβολες· επηρεάζουν κοινωνίες και ολόκληρες οικονομίες. Τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι εταιρείες χρειάζονται χρόνο για να προσαρμοστούν στη νέα πραγματικότητα.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να παρέχουν χρόνο, επιλογές και υποστήριξη στους εργαζόμενους ενώ, ταυτόχρονα, πρέπει να προσαρμοστούν οι ίδιες – αλλάζοντας τον τρόπο λειτουργίας τους: Μία από τις σημαντικότερες προκλήσεις για τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται με ένα απομακρυσμένο (ή υβριδικό) μοντέλο εργασίας είναι η διατήρηση και ενδυνάμωση της εργασιακής κουλτούρας. Επιπλέον, η ανάπτυξη και η διατήρηση της νοοτροπίας μιας «ενιαίας ομάδας» είναι πιο δύσκολη με το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας. Οι εταιρείες πρέπει να βρουν νέα μέσα για να ενισχύσουν την εταιρική τους κουλτούρα και να προωθήσουν την ταυτότητα και τις αξίες τους στο εργατικό δυναμικό τους· χρειάζονται νέα σύμβολα, πρωτόκολλα επικοινωνίας και ενδεχομένως έναν επανασχεδιασμό της εταιρικής τους γλώσσας. Το νέο μοντέλο εργασίας απαιτεί ένα νέο leadership style.
Σε επίπεδο κράτους, οι υπεύθυνοι χάραξης πολιτικής πρέπει να επανεξετάσουν και να απλοποιήσουν το πλαίσιο που σχετίζεται με τη φορολογία εισοδήματος και τη σχετική γραφειοκρατία – για παράδειγμα, όταν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μετεγκαθίστανται σε διαφορετική χώρα από την έδρα της εταιρείας στην οποία παρέχουν τις υπηρεσίες τους.
Ο κόσμος αλλάζει και αυτό φέρνει ενθουσιασμό, ανησυχία, προβλήματα, και ευκαιρίες – ταυτόχρονα. Πρέπει να καινοτομήσουμε συλλογικά και να προσδιορίσουμε ένα μοντέλο εργασίας που αναδεικνύει την αποτελεσματική ανταλλαγή υπηρεσιών και ταυτόχρονα αυξάνει την ποιότητα ζωής – παρέχοντας ευελιξία ως προς το τον χώρο και τον χρόνο απασχόλησης.
Αρχική δημοσίευση από τον Γιώργο Κρασαδάκη στο epixeiro.gr.
Διάβασε ακόμα:
Εργασία εξ αποστάσεως: 7 χρήσιμες συμβουλές για ποιοτική επικοινωνία