Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Πώς θα σε βοηθήσει η αρχή του Pareto.
-Ποια ώρα της ημέρας ότι είναι πιο παραγωγική.
Αλήθεια πώς τα πας με τον χρόνο σου; Κάνεις σωστή διαχείριση; Βάζεις προτεραιότητες για να μπορείς να ασχολείσαι με τα σημαντικά και όχι μόνο με τα επείγοντα; Φτιάχνεις λίστες με τα tasks σου; Ή μήπως καταλήσεις να αγχώνεσαι στο τέλος της ημέρας γιατί πάλι δεν πρόλαβες να κάνεις όλα όσα ήθελες; Αν το “δεν προλαβαίνω” είναι η αγαπημένη σου φράση, ίσως χρειαστεί να κάνεις το quiz που ακολουθεί μήπως έτσι συνειδητοποιήσεις ότι κάτι πρέπει να αλλάξεις στην καθημερινότητά σου.
Quiz διαχείρισης χρόνου
1.Έχεις ένα σημαντικό ραντεβού στις 19.00 και θέλεις τουλάχιστον μισή ώρα για να φτάσεις. Τι ώρα φεύγεις από το σπίτι ή το γραφείο;
A) Κατά τις 18:45 – και παίρνεις τηλέφωνο να πεις ότι αργείς.
B) Στις 18:30.
Γ) Αρκετά νωρίς για να έχεις χρόνο να φτάσεις έγκαιρα αν συμβεί κάτι στο δρόμο.
Απάντηση: Ελπίζουμε να επέλεξες το Γ. Οι περισσότεροι δεν μπορούν να υπολογίσουν ούτε το χρόνο που απαιτείται για να ολοκληρώσουν ένα task – πόσο μάλλον να είναι συνεπείς σε ένα ραντεβού. Άρχισε να υπολογίζεις το χρόνο που απαιτείται στο καθετί που πρέπει να κάνεις, έτσι ώστε να μπορείς να προγραμματίσεις και να κάνεις σωστή διαχείρισή του.
2.Ποιο από τα παρακάτω δεν αποτελεί μέρος μίας to-do list;
A) Μία λεπτομερής λίστα με όλα τα tasks της ημέρας.
B) Ο χρόνος που απαιτείται για κάθε task.
Γ) Η ταινία που θέλεις να δεις.
Δ) Ένα πρόγραμμα γυμναστικής που θέλεις να ξεκινήσεις.
Απάντηση: Το A. Το περίμενες; Οι ειδικοί υποστηρίζουν ότι θα πρέπει να προτιμάς να βάζεις στη λίστα σου 3 σημαντικά projects αντί για 10 φαινομενικά σημαντικά και φυσικά να μην ξεχνάς να βάζεις το χρόνο που απαιτεί το καθένα. Τέλος, για να μειώσεις κάθε πιθανότητα να οδηγηθείς σε επαγγελματική εξουθένωση, θα πρέπει να δημιουργείς χρόνο και για την προσωπική σου ζωή.
3.Ποια είναι η σχέση σου με τα social media;
A) Είναι πολύ στενή. Το πρώτο πράγμα που κάνω όταν ξυπνάω κάθε πρωί, αλλά και το τελευταίο πριν πάω για ύπνο είναι να μπω στο Twitter, το Instagram και το Facebook.
B) Είναι normal. Τα χρησιμοποιώ για να διατηρώ επαφή με τους γύρω μου, χωρίς όμως να τα αφήνω να με καταδυναστεύουν.
Γ) Έχει τελειώσει. Σταμάτησα να τα χρησιμοποιώ γιατί μου έτρωγαν πολύ χρόνο.
Δ) Τώρα πήγαινα να ανοίξω το Facebook για 5 λεπτάκια μόνο. Ούτε που κατάλαβα πώς πέρασαν 2 ώρες.
Απάντηση: Αν δεν έχεις επιλέξει το Γ, τότε αφιερώνεις πολύ χρόνο καθημερινά στα social media, ακόμα και αν δεν το καταλαβαίνεις. Μπορείς να δοκιμάσεις το εξής: πριν ανοίξεις κάποιο από αυτά, να έχεις αποφασίσει από πριν πόση ώρα θα καταναλώσεις. Και βάλε χρονόμετρο! Όταν το ακούσεις να χτυπάει κλείσ’τα!
4.Αν χρησιμοποιείς τα ΜΜΕ για να πας στο γραφείο, πόση ώρα περνάς εκεί καθημερινά;
A) 20’.
B) 30’.
Γ) 40’.
Δ) Σχεδόν 60’.
Απάντηση: Υπολόγισε πόση ώρα περνάς στα ΜΜΕ και πολλαπλασίασέ το επί 5 (όσες και οι εργάσιμες ημέρες). Όταν συνειδητοποιήσεις το σύνολο, θα εκπλαγείς με το πόσο χρόνο έχεις στην διάθεσή σου. Επομένως, αντί να μιλάς στο τηλέφωνο ή να είσαι στα social media, αξιοποίησε έξυπνα και δημιουργικά αυτές τις ώρες. Διάβασε ένα βιβλίο, άκουσε ένα ενδιαφέρον podcast ή παρακολούθησε ένα online σεμινάριο που θα σε βοηθήσει να καλλιεργήσεις τις δεξιότητές σου.
5.Βρίσκεις αναπάντεχα λίγο χρόνο μέσα στην ημέρα. Τι κάνεις;
A) Στέλνεις μήνυμα σε ένα φίλο σου.
B) Μπαίνεις στα social.
Γ) Παίζεις ένα παιχνίδι στο κινητό.
Δ) Κάνεις κάτι από τα παραπάνω.
Απάντηση: Όπως και στην προηγούμενη ερώτηση, αν αθροίσεις αυτόν τον χρόνο και τον πολλαπλασιάσεις με τις ημέρες της εβδομάδας, θα δεις ότι είναι αρκετός, σε σημείο που θα μπορούσες να τον αξιοποιήσεις πιο έξυπνα,
6.Τι κάνεις όταν πρέπει να συγκεντρωθείς σε ένα project;
A) Κλείνεις τα email και όλες τις άλλες ειδοποιήσεις.
B) Βάζεις ένα ξυπνητήρι και δουλεύεις συγκεντρωμένος για 25-50’.
Γ) Κάνεις μικρά διαλείμματα.
Δ) Όλα τα παραπάνω.
Απάντηση: Το Δ. Κάθε μία από τις απαντήσεις Α-Γ είναι μικρά tips για να δουλεύεις έτσι ώστε να διατηρείς τα επίπεδα της αποδοτικότητάς σου στα ύψη. Ποιος είναι ο στόχος; Να διαχειριστείς τους περισπασμούς. Όταν λες “δεν προλαβαίνω να κάνω αυτό το task”, τις περισσότερες φορές κάτι σου έχει αποσπάσει την προσοχή: ένα email ή ένα βίντεο, ένα μήνυμα που ενισχύουν την αναβλητικότητά σου.
7.Λες ποτέ αυτή τη φράση; “Θα δω λίγα λεπτά τηλεόραση για να αποφορτιστώ”.
A) Ναι.
B) Όχι.
Απάντηση: Φυσικά και τη λες. Αν όμως κάτσεις να σκεφτείς πόσες ώρες σπαταλάς στο Netflix, θα δεις πόσο χρόνο αφήνεις να πάει χαμένος. Και μάντεψε. Αυτός ο χρόνος είναι συνήθως εις βάρος κάτι άλλου. Μήπως είναι ώρα να τον περιορίσεις;
8.Όταν κάποιος ζητήσει την βοήθειά σου, τι απαντάς;
A) “Εννοείται ότι θα σε βοηθήσω” (και προσπαθείς να στριμώξεις τα πάντα στο calendar σου).
B) “Δεν ξέρω αν μπορώ. Άσε με να δω το πρόγραμμά μου και θα σου πω”.
Γ) “Εξαρτάται πόσο θα έχω προχωρήσει με το Χ project μου”.
D) “Δυστυχώς δεν προλαβαίνω. Φαντάσου ότι δεν έχω δει καν τηλεόραση αυτή την εβδομάδα”.
Απάντηση: Αν απάντησες το A, κατά πάσα πιθανότητα ανήκεις στην κατηγορία εκείνων που δυσκολεύονται να πουν “όχι!”. Αν θέλεις να ξεκλέψεις χρόνο για ό,τι πραγματικά είναι σημαντικό, άρχισε να λες “όχι” σε ό,τι μπορεί να είναι εις βάρος του δικού σου χρόνου. Η Laura Vandercamp, ειδική σε θέματα διαχείρισης χρόνου, σε συμβουλεύει να κάνεις το εξής: “αν πιστεύεις ότι αυτό που σου ζητάνε δεν είναι εις βάρος του δικού σου χρόνου, τότε πες ναι. Διαφορετικά πες όχι”.
9.Ποια ώρα της ημέρας πιστεύεις ότι είναι πιο παραγωγική για τους περισσότερους;
A) 10:00.
B) 7:00.
Γ) 8:00.
Δ) 15:00.
Απάντηση: Το Γ. Έρευνες δείχνουν ότι οι περισσότεροι βρίσκονται στο peak της αποδοτικότητάς τους γύρω στις 8:00 το πρωί. Αυτό βέβαια προϋποθέτει έναν καλό ύπνο το προηγούμενο βράδυ. Πάντως, εσύ ξέρεις ποια ώρα της ημέρας είσαι πιο αποδοτικός; είτε είναι νωρίς το πρωί, είτε αργά το βράδυ, αυτήν την ώρα είναι που πρέπει να συγκεντρώνεσαι στα πιο σημαντικά projects που απαιτούν την προσοχή σου.
10.Οι ειδικοί σε θέματα διαχείρισης χρόνου είναι ξεκάθαροι: το κλειδί για μία παραγωγική ημέρα είναι ο σωστός προγραμματισμός. Για κάθε 10’ που αφιερώνεις στον σωστό προγραμματισμό, πόσα πιστεύεις ότι εξοικονομείς;
A) 20’.
B) 30’.
Γ) 45’.
Δ) Μία ώρα.
Απάντηση: Το Δ! Αν λοιπόν σκεφτείς ότι έχεις 168 ώρες κάθε εβδομάδα, ήρθε η στιγμή να σκεφτείς πώς τις αξιοποιείς. Βάλε προτεραιότητες, ξεκίνα από τα σημαντικά και θα εκπλαγείς με το πόσο αποτελεσματικός θα είσαι.
3 στρατηγικές διαχείρισης χρόνου
Τώρα που έχεις μία καλύτερη εικόνα για το πώς τα πας με τον χρόνο σου, μπορείς να χρησιμοποιήσεις και μία από τις 3 στρατηγικές διαχείρισης χρόνου που ακολουθούν για ακόμη καλύτερα αποτελέσματα:
1. H αρχή του Pareto
Σύμφωνα με την αρχή του Pareto, το 80% των αποτελεσμάτων από αυτά που κάνεις θα έρθει από το 20% των προσπαθειών σου. Τι σημαίνει αυτό; Ότι αν έχεις μια λίστα με δέκα πράγματα που θέλεις να κάνεις, το πιθανότερο είναι ότι δύο μόνο θα αξίζουν πραγματικά να ασχοληθείς μαζί τους αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο από τα υπόλοιπα οκτώ, γιατί συνήθως αυτά είναι που έχουν υψηλή προστιθέμενη αξία για εσένα. Γι΄αυτό μην σπαταλήσεις τον χρόνο σου και στα δέκα.
2. Τεχνική Pomodoro
Η τεχνική Pomodoro σου προτείνει να κάνεις το εξής: μετά από 25 λεπτά συνεχούς δουλειάς, κάνε 5 λεπτά διάλειμμα. Μετά από τέσσερις κύκλους, κάνε διάλειμμα 30 λεπτά. Δεν θα πιστέψεις πόσα μπορείς να επιτύχεις μέσα σε 25 μόλις λεπτά, αν φυσικά δουλεύεις απερίσπαστος.
3. Ο κανόνας των 2 λεπτών
Ο David Allen λέει στο best seller βιβλίο του, «Getting Things Done», ότι αν μία δουλειά απαιτεί λιγότερο χρόνο από 2 λεπτά, τότε απλά κάνε την τώρα! Αυτό μπορεί να είναι κάτι πολύ απλό όπως το να πετάξεις τα σκουπίδια μετά το φαγητό, να απαντήσεις στο email ενός συναδέλφου ή ακόμα και να βάλεις ένα πλυντήριο γυρνώντας από την δουλειά. Μικρά μικρά tasks σου φαίνονται βουνό στο τέλος της ημέρας. Γι’ αυτό ό,τι μπορείς να κάνεις άμεσα, κάντο και σβήστο από τη λίστα σου!
Διάβασε ακόμα:
Ο χρόνος είναι χρήμα! 3 συμβουλές για να μην τον σπαταλάς
Πρόβλημα διαχείρισης χρόνου ή πρόβλημα διαχείρισης προτεραιοτήτων;