Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί πρέπει να φτιάξεις φακέλους και να αρχειοθετήσεις τα email σου.
-Γιατί πρέπει να ξεχωρίζεις τα σημαντικά από τα ασήμαντα.
Η καθημερινότητα στο γραφείο μπορεί να διαφέρει από ειδικότητα σε ειδικότητα και από εταιρεία σε εταιρεία. Ο κορμός όμως της οργάνωσης της εργασίας παραμένει σχεδόν ο ίδιος ανεξάρτητα την εταιρεία στην οποία εργάζεται κάποιος. Ίσως τα πράγματα σε ό,τι αφορά στο τι έχει να κάνει κανείς στην καθημερινότητά του να είναι πιο συγκεκριμένα σε μεγάλες εταιρείες σε αντίθεση με τις μικρές, στις οποίες οι υπάλληλοι συχνά καλούνται να διαχειρίζονται παραπάνω αρμοδιότητες. Στο παρόν άρθρο δίνουμε μικρές συμβουλές για το πώς μπορεί ο καθένας από εμάς να οργανώσει καλύτερα το χρόνο και τις εργασίες του μέσα στην ημέρα.
1.Η χρήση της λίστας
Οι περισσότεροι από εμάς για να πάμε στο σούπερ μάρκετ ετοιμάζουμε μία λίστα έτσι ώστε να μη ξεχάσουμε κάτι. Αν η λίστα είναι τόσο σημαντική για μία καθημερινή δραστηριότητα όπως τα ψώνια του σπιτιού, τι σημασία θα έχει άραγε στην καθημερινότητά μας στο γραφείο; Ρητορική είναι η ερώτηση, διότι οι περισσότεροι συμφωνούμε ότι η χρήση λίστας είναι εξαιρετικό εργαλείο σωστής οργάνωσης. Ο καθένας επιλέγει πόσες και τι είδους λίστες θα κρατήσει. Για παράδειγμα, λίστα μακροπρόθεσμων και βραχυπρόθεσμων εργασιών. Μία όμως εκ των λιστών που αποδεικνύεται σχεδόν θαυματουργή, είναι αυτή στην οποία καταγράφουμε τις εργασίες της επόμενης ημέρας. Δεν απαιτείται πολύς χρόνος. Λίγα λεπτά πριν την αποχώρησή μας από το γραφείο στο τέλος της βάρδιας είναι αρκετά, προκειμένου να καταγράψουμε και να οργανώσουμε τις εργασίες που πρέπει να κάνουμε την επόμενη ημέρα.
2.E-mails και μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Το να απαντήσεις την ίδια στιγμή σε ένα e-mail που μόλις παρέλαβςε και ο έλεγχος σε τακτά χρονικά διαστήματα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι μόνο δύο από τους «κλέφτες» χρόνου, ενέργειας, έμπνευσης και αποτελεσματικότητας. Όρισε λοιπόν συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας κατά τις οποίες θα απαντάς στα e-mails που έχεις λάβει. Κάποια από αυτά τα e-mails θα προκαλούν νέες υποχρεώσεις και εργασίες. Οργάνωσε τις ενέργειες που προκύπτουν από το κάθε e-mail, αποθήκευσέ το αν χρειάζεται, αρχειοθέτησέ το σε φάκελο αν απαιτείται και φρόντισε να έχεις τον αρχικό φάκελο με τα εισερχόμενα όσο πιο άδειο γίνεται. Ο έλεγχος ανά δέκα λεπτά ή ανά μισή ώρα για νέα e-mails μόνο πολύτιμο χρόνο μπορεί να σου καταναλώσει.
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι και σημαντικό εργαλείο δουλειάς. Υπάρχουν περιπτώσεις που πελάτες μπορούν να επικοινωνήσουν με μήνυμα για παράδειγμα στο facebook. Κάποιοι –ιδιαίτερα σε μικρές επιχειρήσεις- ίσως διαχειρίζονται και την εταιρική σελίδα της επιχείρησης στην οποία εργάζονται παράλληλα με άλλα καθήκοντα. Για όποιον λόγο λοιπόν και αν θέλεις να κάνεις χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης όταν είσαι στο γραφείο, προσδιόρισε ακριβώς ποια ώρα και για πόσο χρόνο θα επισκεφτείςτις σχετικές σελίδες. Οι περισσότεροι άλλωστε συμφωνούμε ότι η χρήση των μέσων αυτών χωρίς όριο είναι ικανή να μας «κλέβει» δημιουργικό και πολύτιμο χρόνο καθημερινά.
3.Οργάνωση συγκεκριμένου task
Στις περισσότερες εργασίες σήμερα, ένας υπάλληλος δεν έχει μόνο μία αρμοδιότητα αλλά συχνά καλείται να ανταπεξέλθει σε διαφορετικές εργασίες μέσα στην ημέρα. Αυτό έχει τα αρνητικά του αλλά έχει και πολλά θετικά. Κάθε task λοιπόν από αυτά που καλείται να φέρει εις πέρας, έχει επιμέρους εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ποιες είναι αυτές; Με ποια σειρά; Ποιοι ανθρώπινοι και άλλοι πόροι πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία; Πριν την έναρξη λοιπόν κάθε συγκεκριμένου task κατάγραψε σε μία απλή κόλλα χαρτί όλα αυτά που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί. Με τη μέθοδο αυτή θα έχεις επιγραμματικά συγκεντρωμένες όλες τις ενέργειες που απαιτούνται. Παράλληλα, διαγράφοντας κάθε μία από αυτές όταν ολοκληρώνονται, βλέπεις εν συντομία τι απομένει ακόμα να γίνει για να ολοκληρωθεί η συγκεκριμένη εργασία. Η συγκεκριμένη μέθοδος εξασφαλίζει χρόνο και μείωση της πιθανότητας να ξεχαστεί κάτι σημαντικό.
4.Σημαντικό VS Επείγον
Μία από τις βασικές αρχές του management είναι η οργάνωση και η εργασία με βάση τις προτεραιότητες. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει εν συντομία πως μπορούμε να διαχωρίζουμε τις εργασίες που πρέπει να γίνονται και σε ποιο τεταρτημόριο είναι ωφελιμότερο να βρίσκεται κανείς. Η διαφορά μεταξύ σημαντικού και επείγοντος είναι τεράστια και για αυτό προτείνεται να οργανώνουμε τις προτεραιότητές μας με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να εστιάζουμε στα σημαντικά και να μειώνουμε τα επείγοντα. Κυρίως όμως να μειώνουμε τα επείγοντα στα οποία εμείς μπορούμε να επέμβουμε. Σε αυτό το σημείο είναι πολύ σημαντικό να τονιστεί ότι η σωστή προετοιμασία, η πρόληψη και ο προγραμματισμός εργασιών μειώνει τον κίνδυνο αύξησης πολλών σημαντικών ζητημάτων ως επείγοντα.
Τι έκανες το προηγούμενο βράδυ;
Στην ηλικία των 20 είναι πολύ πιθανό κάποιος να ξενυχτούσε μέχρι πρωίας και την επόμενη ημέρα να ήταν εξαιρετικά αποδοτικός στην εργασία του. Λίγο πολύ, όλοι έχουμε να διηγηθούμε μία ιστορία νυχτερινής εξόδου που το πρωί μας βρήκε να προσπαθούμε να διορθώσουμε λίγο τους μαύρους κύκλους και με λίγη ή καθόλου ώρα ύπνου να πάμε απευθείας στο γραφείο. Όσοι όμως έχουμε περάσει τα 30, γνωρίζουμε πλέον ότι αυτές οι βραδιές μάλλον πως οδηγούν σε χαμηλή απόδοση στην εργασία την επόμενη ημέρα. Δεν είναι λίγες οι έρευνες άλλωστε που αποδεικνύουν ότι ο καλός βραδινός ύπνος, περίπου για 7-8 ώρες αυξάνουν την απόδοσή μας την επόμενη μέρα στην εργασία και σε συνδυασμό με καλή διατροφή πετυχαίνουμε καλύτερα αποτελέσματα.
Και κάτι ακόμα! Ξέρεις ότι αν στρώνεις το κρεβάτι σου θα είσαι πιο αποδοτικός;
Αρχική δημοσίευση στο epixeiro.gr.
Διάβασε ακόμα:
Μάθε Να Ξεχωρίζεις Τα Ασήμαντα Από Τα Σημαντικά, Όπως Ο Άλμπερτ Αϊνστάιν