Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί πρέπει να μοιράζεσαι τις γνώσεις με την ομάδα σου.
-Ποια είναι τα 2 είδη meeting.
Είναι 9:24, Δευτέρα πρωί κατά τη διάρκεια του εβδομαδιαίου ή καθημερινού meeting και κάποιος λέει: “Δεν είχα ιδέα ότι ασχολούμαστε με αυτό.” “Πώς είναι δυνατόν;’ σκέφτεσαι μόνος σου. Κι όμως, είναι! Σε μια ομάδα είναι πολύ συχνό πρόβλημα να μην γνωρίζουν όλοι τα τρέχοντα project.
Ωστόσο, η καλή δουλειά δεν έρχεται, όταν κάποιοι δεν ξέρουν τι γίνεται. Παρόλο που φαίνεται να το γνωρίζουμε αυτό, τα δεδομένα είναι εντυπωσιακά. Μία έρευνα του 2006 από τους Abhishek Srivastava, Kathryn M. Bartol και Edwin A. Locke αποκάλυψε ότι η ανταλλαγή γνώσεων σε μια ομάδα οδηγεί σε βελτιωμένη απόδοση.
Επιπροσθέτως, μια έρευνα του 2008 από τον Chuck Law και τον Eric Ngai απέδειξε ότι “οι πρακτικές ανταλλαγής γνώσεων συμβάλλουν στη μείωση των εξόδων, στην ανταπόκριση τις ανάγκες των πελατών, στις παροχές προϊόντων και υπηρεσιών, στις διορθώσεις των επιχειρηματικών διαδικασιών και στην ανάπτυξη των μετοχών.” Πιο εντυπωσιακό είναι ένα άρθρο από το Harvard Business Review που εκτιμά ότι οι “εταιρείες του Fortune 500 εξακολουθούν να χάνουν μαζί $31.5 δισεκατομμύρια το χρόνο από εργαζομένους που δεν καταφέρνουν να μοιραστούν τις γνώσεις αποτελεσματικά.”
Επομένως, η παραδοχή “δεν είχα ιδέα ότι δουλεύαμε πάνω σε αυτό” είναι μάλλον δυσοίωνη. Πρέπει να εξασφαλίσεις ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν. Πρέπει να κάνεις εβδομαδιαία meetings; Καθημερινά; Καθόλου;
Ναι ή όχι στα καθημερινά σύντομα meetings;
Καλύτερη ροή εργασίας ή διακοπή;
Τα καθημερινά σύντομα meetings μπορεί να διακόψουν τη ροή εργασίας των εργαζομένων. Με όλα τα εργαλεία που διαθέτουμε, δε χρειαζόμαστε ένα meeting κάθε μέρα για να μοιραστούμε την πρόοδό μας. Αν προτιμάς τα καθημερινά σύντομα meetings, γιατί τα εβδομαδιαία διαρκούν πολύ, ίσως αυτό είναι σύμπτωμα ενός βαθύτερου ζητήματος: το εβδομαδιαίο σου meeting είναι πολύ φιλόδοξο και έχει πολλούς και διαφορετικούς στόχους. Αντί να κάνεις καθημερινά meetings, σκέψου το ενδεχόμενο να αλλάξεις το κέντρο βάρους του εβδομαδιαίου και ανάθεσε ορισμένους στόχους σε άλλες μορφές επικοινωνίας.
Ποιος είναι ο λόγος;
Τα meetings πρέπει να έχουν έναν σκοπό. Αναρωτήσου ειλικρινά: “Ποια είναι η πραγματική ανάγκη αυτού του meeting;” Πρέπει να ενημερώσουμε τα μέλη της ομάδας για το τι συμβαίνει; Είναι η ομάδα μπερδεμένη ως προς τι γίνεται σε άλλους τομείς της ομάδας ή του οργανισμού; Ή υπάρχει έλλειψη κατανόησης ως προς τα σημεία εστίασης της ομάδας; Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σε βοηθήσουν να καθορίσεις ποιος τύπος meeting είναι ο κατάλληλος για να ενημερώσεις για την πρόοδο, είτε είναι ένα καθημερινό meeting, ένα εβδομαδιαίο meeting ή κάποια άλλη μορφή ενημέρωσης.
Διαδικασία ή λήψη αποφάσεων;
Σκέψου ότι υπάρχουν 2 είδη meeting: Το “meeting διαδικασίας”, που αποσκοπεί στην ενημέρωση και το “meeting λήψης αποφάσεων” που στοχεύει στην επίλυση προβλημάτων και την αντιμετώπιση συγκεκριμένων καταστάσεων. Ένα όρθιο, σύντομο meeting είναι ένα meeting διαδικασίας, όπου κάθε μέλος της ομάδας μοιράζεται το project με το οποίο ασχολείται και ποια εμπόδια αντιμετωπίζει. Δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 10-15 λεπτά, ακόμα και για μεγάλες ομάδες. Κάθε είδος ενημέρωσης, από κοντά ή γραπτή, δεν πρέπει να είναι μακροσκελής και πρέπει να εστιάζει αυστηρά στον συμφωνημένο στόχο της ενημέρωσης.
Εναλλακτικές;
Αν ένα καθημερινό meeting αποδειχθεί ότι διακόπτει τη ροή εργασίας σου, υπάρχουν κι εναλλακτικές. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Zoom ή το Slack για να κάνεις ένα καθημερινό meeting εξ αποστάσεως. Ή για πιο ασύγχρονες ενημερώσεις, μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Basecamp, το Asana, ή το Trello. Αφού έχεις αποφασίσει τον τρόπο που θα ενημερώνεις την ομάδα σου, πρέπει να αποφασίσεις τι είδους περιεχόμενο θα μοιράζεστε. Οι πιο συχνές ερωτήσεις είναι:-Ποιος είναι ο #1 στόχος σου αυτήν την εβδομάδα;
-Τι πέτυχες σήμερα;
-Τι σκοπεύεις να πετύχεις αύριο;
-Συνάντησες δυσκολίες στις οποίες μπορεί να σε βοηθήσει κάποιο άλλο μέλος της ομάδας;
-Τι σου προκαλεί τον περισσότερο και το λιγότερο ενθουσιασμό αυτήν την εβδομάδα;
Αν ακόμα δεν είσαι σίγουρος ποιος τύπος meeting ταιριάζει σε σένα και την ομάδα σου, κάνε μερικές δοκιμές και δες τελικά τι αποδίδει σε εσάς.
Μάθετε περισσότερα για τα εταιρικά μας προγράμματα σήμερα.
Διάβασε ακόμα:
Έχεις δίκιο! Δουλεύεις περισσότερο και κάνεις περισσότερα meetings
Πώς να διαπρέψεις στη δουλειά σου ακόμα και σε δύσκολους καιρούς