Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Πόσες αναπνοές πρέπει να πάρεις πριν απαντήσεις σε ένα email.
-Γιατί δεν πρέπει να γράφεις πάνω από 5 προτάσεις.
Πώς τα πας με την τεχνολογία; Έχεις κι εσύ 50 λογαριασμούς, τους οποίους κοιτάζεις 10 φορές την ημέρα; Σκέψου λίγο. Μηνύματα και ειδοποιήσεις σε Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Whats app, emails σε διαφορετικούς λογαριασμούς (ποιος έχει μόνο έναν;). Και το χειρότερο; Εσύ χαίρεσαι με όλα αυτά, γιατί εκείνη τη στιγμή νιώθεις ότι είσαι πολύ σημαντικός.
Αλήθεια, πιστεύεις ότι μπορείς να τα διαχειριστείς όλα αυτά και να παραμένεις παράλληλα συγκεντρωμένος και παραγωγικός; Οι τρόποι υπάρχουν. Και είναι στο χέρι σου να κάνεις την τεχνολογία σύμμαχό σου.
8 συμβουλές για καλύτερη χρήση της τεχνολογίας
1.Κατάργησε τους λογαριασμούς που δεν χρησιμοποιείς και ενοποίησε τους υπόλοιπους
Δεν υπάρχει λόγος να έχεις 5 ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Αν για παράδειγμα χρησιμοποιείς κατά κύριο λόγο το Gmail, μπορείς να απενεργοποιήσεις όλα τα άλλα email σου, αφού φυσικά ειδοποιήσεις όλες σου τις επαφές για αυτήν την αλλαγή. Αν τώρα δεν θέλεις να το κάνεις, υπάρχουν ειδικά εργαλεία με τα οποία μπορείς να ενώσεις πολλούς λογαριασμούς σε έναν.
2.Χρησιμοποίησε alerts μόνο για τα άτομα εκείνα στων οποίων τα μηνύματα πρέπει να απαντήσεις άμεσα (για παράδειγμα στο αφεντικό σου)
Και φτιάξε ειδικούς φακέλους για τα υπόλοιπα, έτσι ώστε κάθε καινούργιο email να πηγαίνει αυτόματα στον φάκελό του κι εσύ να μπορείς να το διαχειριστείς όπως και όποτε κρίνεις.
3.Βλέπε τα email σου συγκεκριμένες ώρες (όποτε τουλάχιστον αυτό είναι εφικτό)
Είναι απαραίτητο να εφαρμόζεις μία μικρή ρουτίνα στα email σου. Για παράδειγμα να τα ελέγχεις μία φορά το πρωί και μία το απόγευμα. Ίσως είναι δύσκολο – ειδικά στην αρχή – να μην απαντάς κατευθείαν σε κάθε email που λαμβάνεις. Θα διαπιστώσεις όμως σταδιακά ότι με αυτόν τον τρόπο έχεις τον πλήρη έλεγχό τους και μπορείς επιτέλους να δουλέψεις χωρίς τίποτα να αποσπά την προσοχή σου. Και τότε θα μπορείς να κάνεις περισσότερα σπαταλώντας λιγότερη ενέργεια.
4.Διαγράψου από λίστες emails που δεν διαβάζεις
Τώρα θα σκεφτείς “είναι πολύ πιο εύκολο απλά να σβήσω ένα email από το να το ανοίξω και να διαγραφώ από τη λίστα”. Μαζί σου. Αν όμως παρατηρήσεις πόσο συχνά σβήνεις ένα email, τότε θα συνειδητοποιήσεις ότι η διαγραφή είναι σίγουρα πιο αποτελεσματική. Μπορείς να κάνεις και το άλλο. Φτιάξε ένα φάκελο και βάλε μέσα όλα τα email από τα οποία θέλεις να διαγραφείς. Κάποια στιγμή πάρε την απόφαση να “τακτοποιήσεις” αυτόν τον φάκελο.
5.Μη γράφεις πάνω από 5 προτάσεις στα emails σου
Αν θέλεις να εξοικονομήσεις χρόνο για εσένα, θα πρέπει να εξοικονομήσεις και χρόνο για τα άτομα με τα οποία επικοινωνούν με εσένα. Αν λοιπόν θέλεις να κάνεις τα email σου να ξεχωρίζουν, κράτησέ τα μικρά και περιεκτικά!
6.Περιόρισε τα μηνύματα από τα social media
Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις για κάθε καινούργιο σχόλιο ή like που σου κάνουν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μπορείς να σερφάρεις σε αυτά αφού φύγεις από το γραφείο.
7.Μην ξεχνάς την αναπνοή όταν διαβάζεις ένα email
Ξέρεις ότι σύμφωνα με έρευνες, όταν διαβάζουμε ένα email κρατάμε την αναπνοή μας ή αναπνέουμε πιο αργά; Και πως αυτό μας προκαλεί επιπλέον άγχος; Γι΄αυτό μην ξεχνάς την αναπνοή σου όταν διαβάζεις το νέο σου εισερχόμενο. Και κάτι ακόμα! Πάρε άλλες 2 αναπνοές προτού απαντήσεις. Μπορεί να σου πάρει επιπλέον χρόνο, αλλά η ψυχική σου ηρεμία είναι σίγουρα πιο σημαντική.
8.Βάλε όρια στα email
Ένα από τα κακά της τεχνολογίας είναι ότι σου δημιουργεί την αίσθηση του επείγοντος. Ότι ο άλλος περιμένει να αντιδράσεις άμεσα στο email ή το μήνυμα που σου στέλνει. Ή τουλάχιστον έτσι πιστεύεις εσύ. Μην ξεχνάς, εσύ έχεις τον έλεγχο της τεχνολογίας. Δοκίμασε λοιπόν να μην απαντάς άμεσα σε καθετί που δεν είναι επείγον. Πίστεψέ με, ο άλλος θα το καταλάβει γιατί είναι και αυτός εξίσου απασχολημένος. Μπορείς να κάνεις και το άλλο: για οτιδήποτε μπορεί να λυθεί άμεσα, μην στέλνεις email. Προτίμησε το τηλέφωνο. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από τα 10 email που πιθανότατα θα χρειαστούν για να συνεννοηθείς με κάποιον. Και κάτι ακόμα. Σκέψου σε ποια email πρέπει να κοινοποιείς το αφεντικό σου και σε ποια όχι.
Διάβασε ακόμα:
Arianna Huffington: “Είμαστε τεχνολογικά εθισμένοι!”
3 Μέρη Που Πρέπει Να Απαγορεύσεις Την Χρήση Των Ηλεκτρονικών Συσκευών Της Οικογένειάς Σου