Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί η γραπτή επικοινωνία δεν είναι πάντα η καλύτερη λύση.
-Πώς να κάνεις την ευεξία προτεραιότητα.
Καθώς οι εταιρείες συζητούν αν πρέπει να επιστρέψουν οι εργαζόμενοι στο γραφείο ή όχι, προσπαθούν να βελτιώσουν τις πολιτικές τους. Μια εταιρεία από την οποία θα μπορούσαν να μάθουν πολλά είναι η Google. Ο chief executive Sundar Pichai πρόσφατα ανακοίνωσε ότι εξαιτίας της πανδημίας της Covid-19, η Google θα επεκτείνει την πολιτική της εξ αποστάσεως εργασίας τουλάχιστον μέχρι τον Ιούλιο του 2021.
Αυτή είναι μια σημαντική απόφαση με δεδομένο ότι η Google πιθανότατα έχει πρόσβαση στα περισσότερα δεδομένα στον κόσμο. Ανάμεσα σε αυτά τα δεδομένα είναι και η έρευνα που η εταιρεία δημοσίευσε πέρσι. Μια ομάδα εξέτασε περισσότερους από 5.000 εργαζομένους της Google και δημιούργησε focus groups για να κατανοήσει καλύτερα τον αντίκτυπο της εξ αποστάσεως εργασίας.
Εστίασαν στη μέτρηση:
-της ευεξίας
-της απόδοσης
-της επαφής
-και της αποδοτικότητας.
Η Google κατέληξε σε μερικές προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούν οι ομάδες που εργάζονται εξ αποστάσεως να διατηρήσουν την συνοχή τους. Πολλές από αυτές τις πρακτικές βασίζονται στη συναισθηματική νοημοσύνη, την ικανότητα να αναγνωρίζεις, να κατανοείς και να διαχειρίζεσαι συναισθήματα.
Ακολουθούν τα πιο σημαντικά στοιχεία:
1. Κάνε τα ομαδικά meetings προτεραιότητα
Τα ομαδικά meetings είναι συχνά μερικές από τις μοναδικές αλληλεπιδράσεις που θα έχεις με την ομάδα σου όσο εργάζεστε εξ αποστάσεως, οπότε προγραμμάτισέ τα, βάλ΄τα σε προτεραιότητα, ακόμα κι αν προκύψει κάτι επείγον και να είσαι παρών,” υποστηρίζει η Google. Παρόλο που η γραπτή επικοινωνία είναι η βασική δίοδος επαφής, πολλά μπορεί να χαθούν στη μετάφραση. Το χιούμορ και ο τόνος μπορούν να παρεξηγηθούν και δεν υπάρχει περίπτωση να ακούσεις τη φωνή κάποιου, να δεις την έκφρασή του ή να διαβάσεις τη γλώσσα του σώματος. Αντιθέτως, οι ψηφιακές συναντήσεις είναι ο μόνος τρόπος για να χτίσεις δεσμούς με τους συναδέλφους σου. (Προειδοποίηση: Πρόσεξε μην προγραμματίσεις πολλά meetings, γιατί η ομάδα σου θα νιώσει ότι δεν μπορεί να δουλέψει ουσιαστικά.)
2. Δείξε προσωπικό ενδιαφέρον
Η Google, επίσης, προτείνει να χρησιμοποιείς το χρόνο των meetings για να γνωρίσεις καλύτερα τα μέλη της ομάδας σου. Ίσως μπορείς να προγραμματίσεις ένα ψηφιακό πρωινό ή μεσημεριανό μαζί τους. Πρέπει, ακόμα, να κάνεις ερωτήσεις ανοικτού τύπου. Για παράδειγμα, μην ρωτάς: “Πώς ήταν το Σαββατοκύριακό σου;” Αντίθετα, ρώτα: “Τι έκανες αυτό το Σαββατοκύριακο;”
3. Να είσαι παρών
“Μερικά σημάδια επαφής χάνονται όταν δουλεύουμε εξ αποστάσεως,” αναφέρει η Google, “ειδικά όταν κλείνουμε το μικρόφωνο ή εστιάζουμε σκόπιμα στον υπολογιστή μας.”
Μερικές χρήσιμες προτάσεις που προτείνει να ακολουθήσεις:
-φρόντισε η κάμερά σου να είναι ανοικτή,
-μη βάζεις το μικρόφωνο σε σίγαση όταν είναι δυνατό,
-δώσε λεκτικά και μη λεκτικά σημάδια, όπως το γνέψιμο του κεφαλιού ή μια φράση επιδοκιμασίας και
-μην κοιτάς το κινητό σου και διατήρησε οπτική επαφή (εκτός αν κρατάς σημειώσεις).
4. Επικοινώνησε
Παρόλο που πρέπει να φροντίσεις να δώσεις στους συναδέλφους σου χώρο και χρόνο για να δουλέψουν ουσιαστικά, η Google συστήνει να επικοινωνείς μαζί τους μέσω ενός ενθαρρυντικού μηνύματος, ενός σχετικού με ένα project άρθρου ή μιας αστείας φωτογραφίας. Σκέψου ακόμα να προγραμματίσεις ένα ψηφιακό διάλειμμα, παρόμοιο με αυτό που κάνετε στο γραφείο. Αυτό θα σας δώσει μια ακόμη ευκαιρία να μιλήσετε για τη μέρα σας, τα σχέδια του Σαββατοκύριακου ή οτιδήποτε άλλο.
5. Αναγνώρισε την αξία των συναδέλφων σου
“Όταν εργαζόμαστε εξ αποστάσεως, δεν είναι εύκολο να ευχαριστήσουμε ή να επιβραβεύσουμε έναν συνάδελφο,” αναφέρει η Google. “Φρόντισε να στείλεις ένα μήνυμα σε έναν συνάδελφο για να τον ευχαριστήσεις και να του δώσεις συγχαρητήρια.”
6. Ζήτα από τους συναδέλφους σου να συμμετάσχουν
Μπορεί να είναι δύσκολο για τους πιο εσωστρεφείς συναδέλφους να συμμετάσχουν στα ομαδικά meetings, και ακόμα περισσότερο σε να ψηφιακό περιβάλλον. Οι ηγέτες αυτών των ομάδων μπορούν να κάνουν άμεσες ερωτήσεις σε αυτούς τους συμμετέχοντες, ώστε να πουν την άποψή τους.
7. Θέσε ομαδικούς κανόνες
“Οι κανόνες δημιουργούν σαφείς προσδοκίες για το πώς να δουλεύεις με την ομάδα σου,” αναφέρει η Google. “Αλλά δεν εκφράζονται ξεκάθαρα, με αποτέλεσμα να αφήνουν περιθώριο για σύγχυση.” Οι ερευνητές της Google προτείνουν να συζητήσεις τους ομαδικούς κανόνες με τους συναδέλφους σου και μόλις το κάνεις, αυτοί οι κανόνες πρέπει να καταγραφούν και να μοιραστούν σε όλα τα μέλη της ομάδας. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι θα είναι ενήμεροι, θα περιοριστεί το στρες τους και θα λυθεί το πρόβλημα της χαμηλής παραγωγικότητας.
8. Χρησιμοποίησε το σωστό μέσο
Πώς αποφασίζεις αν θα στείλεις ένα μήνυμα ή θα κάνεις μια κλήση; “Το βίντεο είναι πολύ καλύτερο για πιο ευαίσθητες ή λεπτομερείς συζητήσεις;” υποστηρίζει η Google, “ενώ ένα γρήγορο μήνυμα είναι ιδανικό για την επεξήγηση απλών ζητημάτων.” Είναι σημαντικό να διακρίνεις τη διαφορά. Πολλές κλήσεις θα οδηγήσουν στην εξάντληση των εργαζομένων σου. Αλλά μπορείς να σπαταλήσεις πολύ χρόνο ανταλλάσσοντας μηνύματα όταν ένα 5λεπτο τηλέφωνο μπορεί να προσφέρει απαντήσεις σε πολλές ερωτήσεις.
9. Κάνε την ευεξία προτεραιότητα
Εν μέσω μιας πανδημίας, η ευεξία σου είναι πιο σημαντική από ποτέ. Υπό αυτό το πρίσμα, η Google προτείνει:
-να δημιουργήσεις έναν άνετο χώρο εργασίας για να διαχωρίσεις την επαγγελματική από την προσωπική σου ζωή
-να θέσεις όρια στη μέρα σου, για να μη δουλεύεις πολλές ώρες
-να κάνεις ένα σύντομο διάλειμμα κάθε ώρα.
Ακολουθώντας αυτές τις επιστημονικά αποδεδειγμένες προτάσεις, μπορείς να κάνεις τη συναισθηματική νοημοσύνη το θεμέλιο της στρατηγικής σου για εξ αποστάσεως management και να βοηθήσεις τους συναδέλφους σου να κάνουν τα συναισθήματά τους να δουλεύουν υπέρ τους, αντί εναντίον τους.
Διάβασε ακόμα:
Η παγίδα της ικανότητας: Πώς οι έξυπνοι άνθρωποι σαμποτάρουν τον εαυτό τους
Τι πρέπει να κάνεις τη Δευτέρα για να είσαι παραγωγικός όλη την εβδομάδα