-Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί να προτιμάς το άμεσο feedback.
-Πώς να δώσεις feedback στο αφεντικό σου.
Ορισμός του άμεσου feedback
Όταν ακούν τη λέξη “feedback,” πολλοί CEOs, managers και εργαζόμενοι σκέφτονται την ετήσια αξιολόγηση απόδοσης. Αυτό δεν προκαλεί έκπληξη με δεδομένο ότι σε μερικές εταιρείες, η ετήσια αξιολόγηση είναι η μοναδική ευκαιρία να λάβουν οι εργαζόμενοι feedback -και συχνά πρόκειται για μια μονόδρομη διαδικασία από τους managers, με τη μορφή εκθέσεων.
Ωστόσο, αναφερόμαστε εδώ σε μία μέθοδο feedback που ταιριάζει καλύτερα στον 21ο αιώνα: το άμεσο feedback (μερικές φορές αποκαλείται επίσης διαρκές feedback). Αυτό το τακτικό, έγκαιρο feedback συμβάλλει σημαντικά στην αξιολόγηση απόδοσης, αλλά έχει και ορισμένα μοναδικά οφέλη, τα οποία δεν μπορούν να σταχυολογηθούν στις ετήσιες αξιολογήσεις.
Συνέχισε να διαβάζεις και ανακάλυψε πώς να δώσεις και να λάβεις αποτελεσματικό feedback στη δουλειά.
Η κουλτούρα του feedback: φίλος ή εχθρός;
Τα τελευταία χρόνια, το άμεσο feedback έχει γίνει δημοφιλές μεταξύ των μεγάλων εταιρειών όπως η Microsoft, η Adobe και η Google, με πολλούς άλλους να ακολουθούν το παράδειγμά τους. Εν μέσω αυτής της αυξανόμενης επιτυχίας, ωστόσο, μερικοί αμφισβήτησαν την κουλτούρα του feedback σε οργανισμούς όπως το Netflix και η Bridgewater Associates, που ενθαρρύνουν τους εργαζομένους τους να δίνουν ο ένας στον άλλον συνεχές feedback. Πώς μπορούν να μάθουν οι άνθρωποι αν η αντίδραση πάλης ή φυγής του εγκεφάλου τους λειτουργεί πάντα με τρόπο ώστε να τους αποτρέπει να απορροφήσουν το feedback;
Το κλειδί είναι η ενσυναίσθηση: πρέπει να αντιμετωπίζουμε το feedback ως έναν τρόπο να βελτιώσουμε τις εργασιακές σχέσεις, κι όχι απλά για να μεταφέρουμε πολύτιμα δεδομένα. Με ενσυναίσθηση ο ένας για τον άλλον, μπορούμε να ξεπεράσουμε το φόβο μας για το feedback και να πάρουμε το μάθημα, που αποτελεί τον πυρήνα του.
Το αποτελεσματικό feedback δείχνει ότι νοιάζεσαι αρκετά για κάποιον, ώστε να τον βγάλεις από ένα τέλμα. Γενικά, ακολουθούμε το ρητό της Brené Brown “το ξεκάθαρο είναι ευγενικό, το ασαφές είναι κακό.” Αυτό σημαίνει το πρέπει να σκέφτεσαι το feedback που δίνεις, ώστε να είναι συγκεκριμένο και αποτελεσματικό.
Οπότε, πώς πετυχαίνεις την ισορροπία μεταξύ αυστηρού και ευαίσθητου feedback; Αρχικά, ας αποσαφηνίσουμε το θεμελιώδη σκοπό του άμεσου feedback.
Το feedback δεν αποσκοπεί να καθοδηγήσει ή να μαλώσει, αποσκοπεί να δώσει σε κάποιον τις πληροφορίες και τα εργαλεία που χρειάζεται για να αναπτύξει τις δυνάμεις του και να υπερπηδήσει τα εμπόδια.
5 λόγοι που οι υπάλληλοί σου χρειάζονται άμεσο feedback
-Το άμεσο feedback οδηγεί τους ανθρώπους στη σωστή κατεύθυνση.
Είτε είσαι CEO ή η νέα πρόσληψη, είναι δύσκολο να έχεις μια ακριβή εικόνα της απόδοσής σου βάσει της δικής σου οπτικής. Όλοι έχουμε τα αδύναμα σημεία και τις ατέλειές μας: το άμεσο feedback αποσαφηνίζει τις προσδοκίες και τα πεδία ανάπτυξης καθώς προχωράς, όχι στο τέλος του χρόνου.
-Δημιουργεί ένα κλίμα διαφάνειας και εμπιστοσύνης.
Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι θα τους στηρίξουν στις αδυναμίες τους, είναι σίγουροι ότι τίποτα σημαντικό δεν θα μείνει κρυφό. Το γεγονός ότι όλοι είναι ενημερωμένοι οδηγεί σε σχέσεις που χαρακτηρίζονται από εμπιστοσύνη, πιο δυνατές ομάδες και την αίσθηση της ψυχολογικής ασφάλειας στη δουλειά.
-Δείχνει ότι ενδιαφέρεσαι για το δέκτη του feedback.
Απαιτείται χρόνος και ενέργεια για να δώσεις σε κάποιον χρήσιμο feedback. Όταν δίνεται σωστά και με φροντίδα, το feedback είναι πραγματικά ένα δώρο. Δείχνει επένδυση στην πρόοδο του άλλου, αντί για έλλειψη ενδιαφέροντος για αυτόν και τις ενέργειές του.
-Ενισχύει την καλή απόδοση.
Η επιβράβευση είναι εξίσου σημαντική με το εποικοδομητικό feedback. Δίνει έμφαση στην καλή συμπεριφορά και δίνει στους ανθρώπους αυτοπεποίθηση στη δουλειά τους και γίνεται πιο εύκολο να κρατήσεις τους ταλαντούχους εργαζομένους σου. Η επιβράβευση είναι ένας εύκολος τρόπος να δώσεις feedback, γιατί, αντί να ενεργοποιήσει την αντίδραση πάλης ή φυγής, ενεργοποιεί το πιο ήρεμο νευρικό σύστημα του εγκεφάλου “της χαλάρωσης και πέψης”.
-Δίνει κίνητρο τόσο στον manager, όσο και στον εργαζόμενο.
Κανείς δε θέλει μια καριέρα, όπου δεν αναγνωρίζεται η δουλειά του. Το feedback παρακινεί τους εργαζομένους και τους managers να τα πάνε καλύτερα -ειδικά τους millennials. Σύμφωνα με μία έρευνα, οι άνθρωποι προτιμούν το αρνητικό feedback από την απουσία του. Ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι χαλαρός και δεκτικός όταν παίρνει θετικό feedback. Το 92% των συμμετεχόντων συμφώνησαν με την φράση “Το αρνητικό feedback, αν παρέχεται κατάλληλα, είναι αποτελεσματικό στη βελτίωση της απόδοσης.”
Το feedback δεν αποσκοπεί να καθοδηγήσει ή να μαλώσει, αποσκοπεί να δώσει σε κάποιον τις πληροφορίες και τα εργαλεία που χρειάζεται για να αναπτύξει τις δυνάμεις του και να υπερπηδήσει τα εμπόδια.
Πότε πρέπει να δώσεις άμεσο feedback;
Όπως τα περισσότερα πράγματα στη ζωή, υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος και χώρος για άμεσο feedback. Μην το χρησιμοποιείς ως δικαιολογία για να κάνεις προσωπικές παρατηρήσεις ή κριτική για κάποιον.
Πριν δώσεις feedback λοιπόν, αναρωτήσου:
-Οι πράξεις του επηρεάζουν τόσο πολύ τους συναδέλφους ή την εταιρεία;
-Αισθάνεσαι ήρεμος αντί για αγχωμένος ή ανταγωνιστικός;
-Μπορεί ο εργαζόμενος να ακούσει και λάβει το feedback σου;
-Μπορεί το feedback να δοθεί σε ένα ήρεμο και διακριτικό μέρος;
-Έχεις μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι θες να πεις;
Τι εννοούμε λέγοντας ότι “επηρεάζουν πολύ”; Για παράδειγμα, αν κάποιος αργήσει στη δουλειά μια φορά, είναι ίσως υπερβολικό να του κάνεις παρατήρηση και να του ζητήσεις να διαχειρίζεται καλύτερα το χρόνο του. Ωστόσο, αν ο υπάλληλος αργήσει 2 φορές μέσα σε μία εβδομάδα, αυτό ίσως κάνει κακή εντύπωση στα μέλη της ομάδας ή καθυστερήσει τα πρωινά meetings. Σε αυτήν την περίπτωση, θα ήταν λογικό να ρωτήσεις τον εργαζόμενο αν χρειάζεται βοήθεια για να οργανώσει καλύτερα το χρόνο του. Το να εξηγήσεις τις συνέπειες της συμπεριφοράς κάποιου δίνει στο feedback ένα πλαίσιο και τον βοηθά να καταλάβει γιατί ανέκυψε το ζήτημα.
Το feedback δεν αφορά την καθοδήγηση ή την τιμωρία. Είναι για να δώσεις σε κάποιον τις πληροφορίες και τα εργαλεία που χρειάζονται για να διορθώσει μια ανεπιθύμητη συμπεριφορά.
Ακολουθούν παραδείγματα άλλων περιστάσεων που ίσως σε παρακινήσουν να δώσεις άμεσο feedback, αντί να περιμένεις την επόμενη αξιολόγηση:
-Εξακολουθεί να μην τηρεί τις προθεσμίες.
-Δεν είναι ενεργός στα meetings.
-Δεν τα πάει καλά με τους άλλους εργαζομένους.
-Αποσπάται εύκολα η προσοχή του και προτεραιοποιεί λιγότερο σημαντικά καθήκοντα.
Και φυσικά θα υπάρχουν στιγμές όπου θα πρέπει να επιβραβεύσεις άμεσα έναν υπάλληλό σου αν:
-Ξεπέρασε τον εαυτό του για να διαχειριστεί μια αγχωτική εβδομάδα.
-Βοήθησε ένα συνάδελφο να ξεπεράσει ένα εμπόδιο.
-Τα πήγε τέλεια σε μία παρουσίαση, η οποία ενέπνευσε την υπόλοιπη ομάδα.
-Ολοκλήρωσε ένα μεγάλο, απαίσιο καθήκον που θα επιταχύνει μελλοντικές διαδικασίες.
-Για να ενισχύσεις την αυτοπεποίθησή του (πιο σχετικό για νέες προσλήψεις).
Δίνεις feedback σε περισσότερα από ένα άτομα
Είναι κανόνας να δίνεις εποικοδομητικό feedback ιδιαιτέρως, με το άτομο που πρέπει να το λάβει. Ωστόσο, μπορεί να έρθεις αντιμέτωπος με μία κατάσταση που περιλαμβάνει περισσότερα από ένα άτομα. Παρόλο που θεωρητικά μπορείς να μιλήσεις με καθέναν ξεχωριστά, πρέπει να υπάρχει και μια συνάντηση με όλους παρόντες.
Χρησιμοποιείς θετικό και αρνητικό feedback την ίδια στιγμή
Κάποιες εταιρείες επιλέγουν να δώσουν εποικοδομητικό feedback, γιατί είναι πιο πρακτικό από το να επιβραβεύσεις την καλή δουλειά ή τη θετική συμπεριφορά. Άλλες εταιρείες δεν δίνουν εποικοδομητικό feedback, για να δώσουν έμφαση στην επιβράβευση και τη θετικότητα, αντί για την αμηχανία ή τις δύσκολες συζητήσεις. Οπότε, τι μας μένει; Πρέπει να ανταλλάξεις το πρακτικό, εποικοδομητικό και να το αντικαταστήσεις με μια πιο βολική και θετική κουλτούρα;
Ευτυχώς όχι. Μια πρόσφατη έρευνα, που παρατηρούσε τις συνέπειες του feedback σε μαθητές, αποκάλυψε ότι η επιβράβευση και η κριτική παρακινεί διαφορετικά, ανάλογα με το επίπεδο ειδίκευσης του παραλήπτη. Για τους νέους μαθητές, το θετικό feedback είναι απαραίτητο για να αυξήσουν την αίσθηση κινήτρου τους, την πίστη τους στη βελτίωση των ικανοτήτων και την αφοσίωση στις νέες προκλήσεις. Οι ειδικοί, από την άλλη πλευρά, αντιδρούν καλύτερα στο εποικοδομητικό feedback, καθώς προσπαθούν να μειώσουν τις αδυναμίες τους προσπαθώντας να τελειοποιήσουν τις ικανότητές τους.
Αυτό δε σημαίνει ότι δεν μπορείς να δώσεις εποικοδομητικό feedback σε αρχάριους μαθητές ότι δεν πρέπει να επιβραβεύσεις έναν έμπειρο, αλλά είναι κάτι που πρέπει να έχεις υπόψη όταν αξιολογείς πόσο και τι είδους feedback πρέπει αν δώσεις σε εργαζομένους βάσει της αρχαιότητάς τους και της ειδίκευσής τους.
Άλλα πράγματα που μπορείς να αποφύγεις όταν δίνεις feedback
-Να σηκώνεις τη φωνή σου ή να πράττεις επιθετικά.
-Να ξεχνάς ότι πρέπει και το άλλο άτομο να μιλήσει.
-Να βάζεις στη γωνία το άτομο όταν είναι στρεσαρισμένο ή βιάζεται.
-Να αναβάλεις το feedback μέχρι να μην είναι πλέον ζωντανό στο μυαλό του παραλήπτη. Να δίνεις εγκαίρως, αντί να εκπλήττεις τον παραλήπτη με ένα γεγονός που έχει περάσει.
-Να σχολιάζεις ό,τι λένε οι άλλοι -μοιράσου μόνο τη δική σου οπτική.
-Να υποθέτεις ότι η οπτική σου είναι 100% σωστή. Να ακούς πάντα την εμπειρία του άλλου.
Η επιβράβευση και η κριτική παρακινεί διαφορετικά, ανάλογα με το επίπεδο ειδίκευσης του παραλήπτη.
Πώς να δίνεις feedback στο διευθυντή σου
Το feedback δεν λειτουργεί μονόδρομα. Για την ακρίβεια, οι ενσυνείδητοι managers είναι αυτοί που ζητούν περισσότερο feedback, το feedback θα έπρεπε επίσης να πηγαίνει και από τους υπαλλήλους στους managers. Το ζήτημα είναι πώς δίνεις feedback σε έναν ανώτερο;
Ειδικά, αν είσαι νέος στην κουλτούρα του feedback, το να δίνεις εποικοδομητικό feedback στο αφεντικό σου μοιάζει σαν την τελευταία αλληλεπίδραση που θα έχεις στη δουλειά. Ευτυχώς, υπάρχει ένας στρατηγικός τρόπος να δώσεις στο manager σου άμεσο feedback που δεν πειράζει κανέναν: κάνε ευγενικές ερωτήσεις.
Το να κάνεις ερωτήσεις είναι πιο έμμεσος τρόπος να στρέψεις την προσοχή στα παραπατήματα του αφεντικού σου. Υποδεικνύει ότι ίσως υπάρχει άλλος τρόπος να αντιμετωπίσεις την κατάσταση, χωρίς να θίξεις την εξουσία τους.
Χρησιμοποίησε το feedback για να δημιουργήσεις μια δυναμική εργασιακή κουλτούρα
Στο τέλος της ημέρας, η ανταλλαγή άμεσου feedback είναι μόνο ένας τρόπος να ενισχύεις την ειλικρίνεια και τη συνεργασία μεταξύ εργαζομένων και managers. Αντί να δουλεύεις με την αίσθηση ότι όλα πρέπει είναι όπως πρέπει, η σταθερή κουλτούρα feedback δημιουργεί μια αίσθηση επαφής μεταξύ των συναδέλφων.
Διάβασε ακόμα:
Ποια meetings να αποφεύγεις όταν δουλεύεις από το σπίτι
8 συνήθειες των πολύ παραγωγικών ανθρώπων που δουλεύουν από το σπίτι