Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί δεν πρέπει να σε αγχώνει η αναβλητικότητα.
-Τι να κάνεις ώστε να την δεις από την θετική της πλευρά.
Μερικές φορές λέω κάτι που προκαλεί να με κοιτάνε με μισό μάτι: η αναβλητικότητα μπορεί στην πραγματικότητα να είναι καλή. Στην πραγματικότητα, ενθαρρύνω να αναβάλλουν όσο μπορούν.
Πρώτον, επιτρέψτε μου να εξηγήσω πότε προφανώς δεν λειτουργεί. Εάν δεν έχεις στερεά προσωπικά συστήματα για το ημερολόγιο και την αντιμετώπιση της ροής πληροφοριών στην ζωή σου, τότε όταν αναβάλλεις εξαρτάται από το μυαλό σου για να σου υπενθυμίσει πότε είναι ώρα να κάνεις πράγματα. Αυτό είναι ένα πρόβλημα επειδή το μυαλό σου θα σου υπενθυμίσει πράγματα σε ακατάλληλες στιγμές και ακατάλληλα μέρη. Θα χάσεις ραντεβού και θα χάσεις ευθύνες. Για όσους δεν έχουν στερεά προσωπικά συστήματα, η αναβλητικότητα είναι μια πολύ, πολύ κακή ιδέα.
Ωστόσο, για όσους έχουν ένα σταθερό σύστημα ημερολογίου και την υπευθυνότητα να ακολουθήσουν αυτό το πρόγραμμα, η αναβλητικότητα είναι ένα πολύ πολύτιμο και απαραίτητο εργαλείο. Το άτομο που δεν χρονοτριβεί ή δεν προγραμματίζει εργασίες χαμηλών προτεραιοτήτων στο μακρινό μέλλον καταλήγει να παραπέμπει σε αυτό που αποκαλούμε Αλήθεια του Χρόνου.
Η αλήθεια του χρόνου λέει ότι υπάρχουν μόνο 24 ώρες την ημέρα. Εάν δεν χρονοτριβείς σε στοιχεία χαμηλής προτεραιότητας προγραμματίζοντάς τα στο μέλλον, θα είσαι πάντα στην ώρα σου και δεν θα αισθάνεσαι άγχος στο τέλος κάθε ημέρας αναρωτώμενος εάν πραγματικά κατάφερες κάτι.
Πρέπει να έχεις στη διάθεσή σου τρία πράγματα για να είναι η αναβλητικότητά σου σύμμαχος:
Ένα ημερολόγιο που έχεις μαζί σου ανά πάσα στιγμή
Ποτέ μην δεσμεύεσαι να κάνεις κάτι χωρίς να το προγραμματίζεις στο ημερολόγιό σου. Το ημερολόγιο είναι ο προϋπολογισμός σου για το χρόνο και όταν ο χρόνος φύγει, χάθηκε μια για πάντα. Ο διπλός προγραμματισμός δεν είναι επιλογή. Πρέπει πάντα να έχεις διαθέσιμο το ημερολόγιό σου, γιατί σου δείχνει πόσος χρόνο έχεις στην διάθεσή σου. Το ημερολόγιο, στην πραγματικότητα, επιβάλλει την κατάλληλη αναβλητικότητα επειδή σε βοηθάει να είσαι ρεαλιστής με τον χρόνο που έχεις πραγματικά. Μια τελευταία σημείωση: άφηνε πάντα κενά μεταξύ ραντεβού για το απροσδόκητο.
Μια λίστα εργασιών βάσει χρόνου που έχεις μαζί σου τις περισσότερες φορές
Εάν το ημερολόγιο είναι δύσκολο να το κουβαλάς, τότε η λίστα εργασιών θα είναι πάντα ρευστή. Βάλε μόνο στοιχεία που είναι σύντομα και δεν είναι ευαίσθητα στο χρόνο στη λίστα εργασιών σου. Τα στοιχεία της λίστας εργασιών πρέπει να είναι σύντομα, επειδή εάν είναι μεγάλα για να ολοκληρωθούν, δεν θα βρεις ποτέ τον χρόνο για αυτά. Τα στοιχεία της λίστας εργασιών δεν πρέπει επίσης να είναι ευαίσθητα στο χρόνο, καθώς θα πρέπει να είσαι λίγο ευέλικτος ως προς το πότε θα τα ολοκληρώσεις. Ενώ οι εργασίες που πηγαίνουν στη λίστα εργασιών πρέπει να εκχωρηθούν με μια εκτιμώμενη “ημερομηνία ολοκλήρωσης”, εάν δεν τις εκτελέσεις κατά την καθορισμένη ημερομηνία, δεν χάθηκε και ο κόσμος.
Μια λίστα «Ίσως» που να ελέγχεις περιοδικά
Ο Ντέιβιντ Άλεν την αποκαλεί την λίστα «Κάποια μέρα, Ίσως». Όπως και αν την ονομάσεις, αυτό είναι το μέρος όπου πρέπει να πάνε οι εργασίες και οι ιδέες που δεν έχεις δεσμευτεί ακόμη να κάνεις. Για να λειτουργήσει η Λίστα ‘’Ίσως’’, πρέπει να προγραμματίσεις ένα ραντεβού με τον εαυτό σου στο ημερολόγιό σου που θα σου λέει να ελέγχεις τη λίστα σε σταθερή βάση. Ελέγχω τη δική μου μία φορά το μήνα. Γρήγορα σαρώνω τη λίστα που έχω δημιουργήσει και αναζητώ οποιοδήποτε από τα στοιχεία που είμαι έτοιμος να αναλάβω δράση εκείνη την στιγμή. Συνήθως, παίρνω πολύ λίγες νέες εργασίες, εάν υπάρχουν. Η λίστα ‘’ίσως’’ είναι ένας πολύ καλός τρόπος για μένα να πω “όχι” στον εαυτό μου και να συνεχίζω να εστιάζω στις προτεραιότητες που έχω.