Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:
-Γιατί τα email είναι το μέλλον στην επαγγελματική επικοινωνία.
-Ποια λάθη δεν πρέπει να κάνεις ώστε να φαίνεσαι σωστός επαγγελματίας.
Είναι γεγονός πως η πανδημία έχει αλλάξει τον τρόπο που ζούμε και εργαζόμαστε. Τώρα που οι ανθρώπινες επαφές έχουν περιοριστεί στις απολύτως απαραίτητες, λόγω συνθηκών, όλο και περισσότερες εταιρείες έχουν υιοθετήσει την τηλε-εργασία.
Μαζί με εκείνη, δεκάδες email έχουν φτάσει στο inbox σου, τα οποία πριν δεν υπήρχαν, όπως αναφέρει έρευνα.
Τι μπορείς να κάνεις όμως, ώστε ακόμα και από μακριά να φαίνεται ότι είσαι σωστός επαγγελματίας; Παρακάτω θα βρεις 8 κανόνες καλής συμπεριφοράς που θα σε χρίσουν τον απόλυτο email master.
Το θέμα του email πρέπει να είναι συγκεκριμένο
Δεδομένου ότι δεν είσαι ο μόνος που έχει κατακλυστεί με email, αλλά και ο παραλήπτης του δικού σου μηνύματος έχει λάβει αρκετά, φρόντισε το θέμα να είναι γραμμένο τόσο συγκεκριμένα, ώστε να ξέρει ακριβώς περί τίνος πρόκειται πριν καν το ανοίξει. Έτσι, είτε θα το δει αμέσως αν είναι επείγον, είτε θα το δει μέσα στην ημέρα, ανάλογα με τις προετεραιότητές του.
Φρόντισε η διεύθυνση email σου να είναι επαγγελματική
Όλοι είχαμε παλαιότερα ένα αστείο προσωπικό email με μια απολύτως τυχαία διεύθυνση, το οποίο μπορεί να διατηρούμε μέχρι και σήμερα. Σε αυτή τη περίπτωση, φρόντισε, η διεύθυνση από την οποία θα στείλεις το επαγγελματικό σου email να μην είναι η προσωπική σου, γιατί η εντύπωση που θα σχηματίσει ο παραλήπτης, δεν θα είναι θετική.
Το reply all δεν είναι για όλους
Αν το θέμα δεν αφορά τους πάντες στο γραφείο, αλλά μόνο έναν συνάδελφο τότε καλό θα είναι η απάντησή σου να μην συμπεριλαμβάνει τους πάντες. Με το να απαντήσεις σε όλους, το μόνο που θα καταφέρεις είναι να γεμίσεις με ακόμα περισσότερα email και το δικό σου inbox, και των υπολοίπων και αυτό σίγουρα δεν θα αρέσει σε κανέναν. Επίσης σημαντικό είναι, αν ένας συνάδερφός σου σε ρωτάει κάτι που απαιτεί διακριτικότητα, να το σεβαστείς και να μην τον εκθέσεις.
Χρησιμοποίησε με σύνεση τα θαυμαστικά
Μπορεί στην προσωπική σου ζωή να είσαι ενθουσιώδης, όμως στην επαγγελματική σου ζωή καλό θα είναι να παραμείνεις συνετός. Έτσι, απόφυγε να χρησιμοποιείς θαυμαστικά παντού, εξάλλου υπάρχουν αρκετά σημεία στίξης για να επιλέξεις.
Πρόσεχε τι γράφεις
Η λατινική φράση «Verba volant, scripta manent» είναι πιο επίκαιρη από ποτέ. Τα λόγια φεύγουν αλλά τα γραπτά μένουν για πάντα οπότε πρόσεξε πολύ τι γράφεις, σε ποιον και για ποιον γιατί μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανά πάσα στιγμή.
Απάντα σε όλα τα email σου
Μπορεί να είναι αρκετά κουραστικό όμως ένας σωστός επαγγελματίας διαβάζει και απαντά σε όλα τα email του. Ακόμα και δεν υπάρχει ερώτηση μέσα στο email, ένα «ευχαριστώ πολύ» ή ένα «ελπίζω να σε βοήθησα, θα χαρώ να λάβω ενημέρωση σχετικά», θα δώσει την εντύπωση ότι νοιάζεσαι.
Διάβασε ξανά τι στέλνεις και που
Μιας και όπως είπαμε τα γραπτά μένουν, καλό θα είναι να διαβάζεις ξανά το email σου πριν το στείλεις και να ελέγχεις τον παραλήπτη.
Διόρθωσε τα λάθη σου
Ακόμα και σε περίπτωση που έχεις κάνει το παραπάνω βήμα, τα λάθη είναι ανθρώπινα και μπορούν να γίνουν. Σε περίπτωση που έχεις στείλει κάτι με λάθη ή σε λανθασμένο αποστολέα, φρόντισε να απολογηθείς και να στείλεις την κατάλληλη ορθή επανάληψη.
Εφαρμόζοντας τις παραπάνω συμβουλές θα διαπιστώσεις σύντομα μια αναβάθμιση στην ποιότητα των email σου που ταυτόχρονα θα σε αναβαθμίσει και ως επαγγελματία. Αξίζει τον κόπο να τις εφαρμόσεις.